Zgłoszenia usunięcia w Access do zarządzania danymi

W świecie baz danych łatwo zdarza się, że wprowadzone są błędne dane lub że są przypadkowo tworzone. Dzieje się tak często, gdy na przykład klienci są wpisywani do bazy danych pracowników, mimo że nie otrzymują wynagrodzenia. W tym samouczku dowiesz się, jak stosować zapytania usuwania w programie Microsoft Access, aby skutecznie usunąć niepożądane wpisy.

Najważniejsze ustalenia

• Dowiesz się, jak tworzyć zapytania usuwania, aby celowo usuwać zestawy danych.
• Tworząc kopie tabel, możesz upewnić się, że zawsze możesz wrócić do pierwotnych danych w przypadku błędu.
• Zapytanie jest wykonywane dopiero po tym, jak klikniesz „Wykonaj”, dzięki czemu możesz kontrolować proces usuwania.

Instrukcja krok po kroku

Zacznijmy od procesu, aby bezpiecznie i skutecznie wykonać zapytania usuwania w Access.

Krok 1: Skopiuj tabelę

Przed rozpoczęciem pracy z zapytaniami usuwania, powinieneś stworzyć kopię swojej tabeli. Daje to możliwość odzyskania danych w przypadku błędu. Otwórz swoją tabelę i skopiuj ją za pomocą klawiszy Ctrl + C. Następnie wklej kopię w pożądanym miejscu za pomocą Ctrl + V.

Krok 2: Utwórz nowe zapytanie w trybie projektu

Otwórz kopię swojej tabeli. Kliknij „Utwórz” i wybierz „Projekt zapytania”. Teraz wybierz skopiowaną tabelę rowerów do swojego zapytania. Dzięki temu możesz najpierw przetestować, jak działa zapytanie usuwania, zanim zastosujesz je do oryginalnej tabeli.

Krok 3: Dodaj pola i określ kryteria

W projekcie zapytania możesz teraz dodać pola, które chcesz usunąć. Nie zapomnij uwzględnić pola „Wynagrodzenie”, ponieważ chcesz usunąć pracowników bez wynagrodzenia. Przełącz się na widok, aby upewnić się, że rekordy, które chcesz usunąć, są rzeczywiście wyświetlane. Ustaw kryterium „jest równe zero” dla pola wynagrodzenia.

Krok 4: Sprawdź zapytanie

Teraz powinieneś sprawdzić zapytanie, aby upewnić się, że wyświetlane są tylko pożądane rekordy. Jeśli ustawiłeś kryteria poprawnie, powinny być widoczni tylko pracownicy bez wynagrodzenia. Jeśli wystąpi błąd, możesz przejść z powrotem do widoku projektu zapytania i dostosować kryteria.

Krok 5: Zapisz zapytanie i przekształć je w zapytanie usuwania

Aby użyć zapytania jako zapytania usuwania, przejdź do „Narzędzia zapytania” i wybierz „Zapytanie usuwania”. Access automatycznie ustawi warunek, że wynagrodzenie jest równe zero. Teraz zapisz zapytanie pod odpowiednią nazwą, na przykład „Usunięcie pracowników z zerowym wynagrodzeniem”.

Krok 6: Wykonaj zapytanie usuwania

Przed wykonaniem zapytania usuwania, jeszcze raz sprawdź wszystkie warunki i rekordy. Następnie kliknij „Wykonaj”. Otrzymasz potwierdzenie, ile rekordów ma zostać usuniętych z tabeli. Daje to możliwość ponownego sprawdzenia procesu przed ostatecznym naciśnięciem przycisku usuwania.

Krok 7: Sprawdź wyniki

Po wykonaniu zapytania usuwania otwórz oryginalną tabelę, aby sprawdzić, czy usunięto tylko pożądane wpisy. Wszyscy pracownicy bez wynagrodzenia nie powinni już pojawiać się w tabeli.

Te kroki dają ci jasny obraz tego, jak tworzyć i zarządzać zapytaniami usuwania w Access. Pamiętaj zawsze, że tworzenie kopii zapasowych danych jest niezbędne, zanim przeprowadzisz operacje usuwania.

Podsumowanie - Bezpieczna praca z zapytaniami usuwania w Access

Jeśli teraz zastosujesz się do opisanych powyżej kroków, będziesz w stanie usunąć niepożądane dane z bazy danych Access, jednocześnie upewniając się, że nic ważnego nie zostanie utracone.