Chcesz się nauczyć, jak w swojej bazie danych Access efektywnie sprawdzać kody pocztowe i odpowiadające im miejscowości? W tym poradniku pokażę Ci krok po kroku, jak to zrobić i jednocześnie unikać błędów. Stworzymy tabelę referencyjną i zaprojektujemy formularz do wprowadzania danych klientów. Dzięki temu w przyszłości będziesz mieć wyraźny przegląd kodów pocztowych i odpowiadających im miejscowości w Twojej bazie danych.
Najważniejsze wnioski
- Stwórz tabelę referencyjną dla kodów pocztowych i miejscowości.
- Użyj pól wyboru, aby upewnić się, że tylko prawidłowe kody pocztowe są wprowadzane.
- Optymalizuj prezentację danych dla lepszej wygody użytkowników.
Poradnik krok po kroku
Aby rozpocząć sprawdzanie kodów pocztowych i miejscowości, wykonaj te kroki:
Najpierw utwórz kilka danych testowych. Zaczynasz od stworzenia nowego rekordu w swojej bazie danych klientów. Wprowadź dane takie jak imię, nazwisko, adres, numer telefonu i datę urodzenia. Kod pocztowy wprowadź tymczasowo ręcznie, na przykład 99998. Na początku zróbmy placeholder dla miejscowości, którą później sprawdzisz. Poniższy zrzut ekranu pokazuje, jak dane będą wyglądać w formularzu wprowadzania.
Aby wyeliminować źródło błędów i móc automatycznie przypisać miejscowość, potrzebujesz kombinacji kodu pocztowego i tabeli referencyjnej. Ta tabela referencyjna zdefiniuje relację między kodami pocztowymi a miejscowościami. Możesz wpisać kilka kodów pocztowych i odpowiadających im miejscowości, takich jak „99998, Weinbergen” lub „1010, Wiedeń”. Pamiętaj, że to fikcyjne dane, które służą tylko do celów ilustracyjnych. Tutaj możesz użyć zmiennej zrzutu ekranu do przeglądu wprowadzonych kodów pocztowych.
Teraz przechodzimy do stworzenia pola wyboru. Przejdź do widoku projektowania swojej tabeli, w której stworzyłeś pole „Kod pocztowy”. Następnym krokiem jest edytowanie właściwości pola. W zakładce „Sprawdź” możesz włączyć kontrolkę do wyszukiwania i ustawić, aby wartości były pobierane z Twojej tabeli referencyjnej.
Pole wyboru umożliwia wybór kodów pocztowych bezpośrednio z tabeli. Musisz ustawić źródło dla kodu pocztowego, aby dane były pobierane poprawnie. W przypadku powiązanej kolumny podaj, że kod pocztowy znajduje się w pierwszej kolumnie Twojej tabeli referencyjnej. Ponadto możesz dostosować typ danych i liczbę kolumn zgodnie z wymaganiami.
Zapisz zmiany i wróć do widoku listy. Powinieneś teraz zobaczyć rozwijane menu do wyboru kodów pocztowych. Sprawdź, czy kody pocztowe są wyświetlane, i upewnij się, że prezentacja dla użytkowników jest jasna i przejrzysta. Jeśli nie ma jeszcze związku między kodami pocztowymi a miejscowościami, dostosuj liczbę kolumn w polu sprawdzania.
Teraz nadszedł czas na dalszą poprawę prezentacji. Wróć do widoku projektowania i dostosuj szerokości kolumn, aby stworzyć miejsce między kodami pocztowymi a miejscowościami. Szerokość może wynosić na przykład 1 cm dla kodu pocztowego i 4 cm dla miejscowości. Zapisz ustawienia i ponownie sprawdź widok listy.
Po optymalizacji widoku zobaczysz, że kody pocztowe i odpowiadające im miejscowości są prezentowane jaśniej. Powinieneś teraz mieć również możliwość dostosowania wysokości i szerokości kolumn do zawartych wartości, aby dalej ulepszyć doświadczenie użytkowników. W razie potrzeby zmień szerokość listy, aby stworzyć więcej miejsca na prezentację danych.
Aby upewnić się, że tylko prawidłowe kody pocztowe są wprowadzane, włącz ustawienie „Tylko zgłoszenia z listy”. To ustawienie nie pozwala użytkownikom wprowadzać wartości, które nie znajdują się w tabeli referencyjnej. Gdy spróbują wprowadzić nieprawidłową wartość, otrzymają komunikat o błędzie. Pomaga to zapewnić jakość Twojej bazy danych.
Teraz stworzyłeś solidną podstawę, aby unikać błędów podczas wprowadzania kodów pocztowych. Użytkownicy mogą teraz wybierać tylko prawidłowe wartości z listy rozwijanej. Jest to szczególnie ważne dla ograniczenia błędnych wpisów.
Sprawdzanie kodów pocztowych i odpowiednich miejscowości jest teraz efektywnie skonfigurowane i pomoże Ci optymalizować swoją bazę danych klientów. Istnieje również możliwość zezwolenia na wiele wartości, ale w tej szczególnej sytuacji nie jest to konieczne, ponieważ każdy kod pocztowy jest przypisany tylko do jednej miejscowości.
Jeśli kiedykolwiek będziesz pracować z identyfikatorami zamiast kodów pocztowych, możesz łatwo dostosować opisane powyżej kroki. Możesz ukryć kolumnę ID i pokazać tylko odpowiadające nazwy miejscowości, co pozwoli Ci prowadzić przejrzystą i przyjazną dla użytkownika bazę danych.
Podsumowanie – Wyszukiwanie kodów pocztowych i miejscowości w Access: Stań się bohaterem danych
W tym poradniku nauczyłeś się, jak efektywnie wyszukiwać kody pocztowe i miejscowości w swojej bazie danych Access. Prowadzono Cię przez tworzenie tabeli referencyjnej i pola wyboru, aby upewnić się, że tylko prawidłowe dane są wprowadzane. Ponadto poznałeś różne możliwości prezentacji i ulepszania interfejsu użytkownika.
Często zadawane pytania
Jak mogę stworzyć tabelę referencyjną dla kodów pocztowych?Możesz stworzyć nową tabelę w Access i wpisać kody pocztowe wraz z odpowiadającymi im miejscowościami.
Jak mogę upewnić się, że tylko prawidłowe kody pocztowe są wprowadzane?Włącz ustawienie „Tylko zgłoszenia z listy” w właściwościach pola wyboru.
Co to jest pole wyboru?Pole wyboru to kontrolka, która umożliwia użytkownikom wybieranie wartości z listy.
Jak mogę zoptymalizować prezentację kodów pocztowych i miejscowości?Dostosuj szerokości kolumn w widoku projektowania, aby stworzyć miejsce między wartościami.
Czy mogę zezwolić na wiele wartości w jednym polu?Tak, ale zazwyczaj nie ma to sensu w przypadku kodów pocztowych, ponieważ każdy kod pocztowy jest przypisany tylko do jednej miejscowości.
