Profesionálny e-mailový podpis je rozhodujúci pre tvoju firemnú prezentáciu. Poskytuje nielen dôležité kontaktné údaje, ale aj naznačuje profesionalitu. Vytvorenie vlastného e-mailového podpisu v Outlooku je jednoduchý proces, ktorý ti vysvetlím krok za krokom. Postupuj podľa tohto návodu a čoskoro budeš mať atraktívny a funkčný podpis.
Najdôležitejšie zistenia
- E-mailový podpis je štandardná poznámka na konci e-mailov.
- Outlook ponúka možnosť vytvoriť rôzne podpisy pre rôzne e-mailové účty.
- Je dôležité dodržiavať niektoré právne požiadavky pre obchodné e-maily, najmä v Nemecku a Rakúsku.
Krok za krokom: Ako vytvoriť e-mailový podpis
Najprv by si mal zabezpečiť, že máš otvorený Outlook a tvoj e-mailový účet je pripravený. Keď vytváraš nový e-mail, môžeš začať so podpisom. Ak omylom zatvoríš e-mail, Outlook sa ťa opýta, či chceš uložiť koncept. Potvrď to, aby si na neho mohol neskôr pristupovať.
Aby si začal vytvárať svoj podpis, klikni na „Nový e-mail“. V otvorenom okne nájdeš hore v menu záložku „Podpis“. Tam vyber možnosť „Podpisy“.
Otvorí sa nové okno, v ktorom máš možnosť vytvoriť a upraviť svoj podpis. Najprv si môžeš nastaviť predvolený podpis pre svoj e-mailový účet. Ak máš viacero e-mailových adries, môžeš pre každú adresu vytvoriť iný podpis. Tak môžeš napríklad pre svoj firemný e-mail uviesť iné telefónne číslo alebo svoj titul.
V Nemecku a Rakúsku je zákonom stanovené, že obchodné e-maily musia obsahovať úplné kontaktné údaje. Preto je rozumné vytvoriť tu komplexný podpis, ktorý bude obsahovať všetky potrebné informácie. Klikni teraz na „Nový“, aby si mohol začať s dizajnom svojho podpisu.
Vlož svojmu novému podpisu názov, ktorý ti pripomenie, že ide o tvoj firemný podpis. V tomto príklade ho nazvem „Firemná e-mailová adresa“. Teraz môžeš zadať text svojho podpisu. Nezabudni uviesť svoje kontaktné údaje, ako sú meno, funkcia, adresa a telefónne číslo.
Máte tiež možnosť vybrať formátovanie ako typ písma, veľkosť písma, tučné, kurzíva a podčiarknutie. Je tiež možné vložiť odkazy, napríklad na svoju webovú stránku alebo sociálne siete. Ak chceš, jednoducho napíš URL a Outlook ju automaticky prepojí.
Vloženie obrázka je tiež možné, ale pamätaj, aby si ho udržal v prijateľnom formáte. Jednoduchý textový podpis je často efektívnejší ako ten, ktorý je preťažený obrázkami. Odporúčam sa vyhnúť obrázkom, pokiaľ to nie je nevyhnutné, aby sa zabezpečila čitateľnosť tvojho podpisu.
Po vytvorení svojho podpisu klikni na „Uložiť“. Môžeš tiež nastaviť, aby sa tento podpis automaticky používal pre nové správy, ako aj pre odpovede a preposlania. To značne zjednodušuje proces budúcich e-mailov.
Aby si sa uistil, že tvoj podpis funguje správne, teraz môžeš napísať nový e-mail. Mal by si vidieť, že sa podpis automaticky vloží. Keď si raz vyberieš podpis, vždy máš možnosť ho znova pridať alebo vymeniť.
Ako chceš, môžeš tiež vytvoriť ďalšie podpisy, napríklad pre súkromné e-maily alebo špeciálne príležitosti. Jednoducho zopakuj kroky uvedené vyššie a vytvor nový podpis. Takto si zachováš kontrolu nad tým, aké informácie posielaš.
Zhrnutie – Vytvorenie a použitie e-mailového podpisu v Outlooku
Vytvorenie e-mailového podpisu v Outlooku je vďaka intuitívnemu rozhraniu rýchly proces. S atraktívnym podpisom môžeš výrazne zlepšiť svoju profesionálnu prezentáciu pri e-mailovej komunikácii. Využi možnosti, ktoré ti Outlook ponúka, aby si vytvoril rôzne podpisy pre rôzne účely a efektívne predstavil svoje kontaktné údaje.
Často kladené otázky
Kako môžem vytvoriť nový podpis v Outlooku?Klikni na „Nový e-mail“, potom na „Podpis“ a vyber „Podpisy“.
Môžem vytvárať rôzne podpisy pre rôzne e-mailové adresy?Áno, Outlook umožňuje vytvoriť rôzne podpisy pre každú e-mailovú adresu.
Aké informácie by mali byť zahrnuté v obchodnom e-mailovom podpise?Meno, funkcia, adresa, telefónne číslo a prípadne odkazy na sociálne siete alebo webové stránky.
Odporúčajú sa obrázky v e-mailových podpisoch?Odporúča sa vyhnúť obrázkom, aby sa zabezpečila jasná a profesionálna čitateľnosť.
Kako môžem automaticky vložiť podpis do e-mailu?Pri vytváraní podpisu nastav, aby sa automaticky používal pre nové správy a odpovede.
