I databaser er det let at indtaste eller ved et uheld oprette forkerte data. Dette sker ofte, når kunder for eksempel bliver indskrevet i en medarbejderdatabase, uden at de rent faktisk modtager en løn. I denne tutorial vil du lære, hvordan du anvender sletningsforespørgsler i Microsoft Access for effektivt at fjerne uønskede poster.
Vigtigste indsigter
- Du vil lære, hvordan du opretter sletningsforespørgsler for at målrettet fjerne poster.
- Ved at oprette kopier af tabellerne kan du sikre, at du altid kan vende tilbage til de originale data, hvis der opstår en fejl.
- Forespørgslen udføres først, når du eksplicit klikker på "Udfør", så du kan kontrollere sletningsprocessen.
Trin-for-trin vejledning
Lad os begynde med processen for sikkert og effektivt at udføre sletningsforespørgsler i Access.
Trin 1: Kopier tabellen
Før du arbejder med sletningsforespørgsler, bør du oprette en kopi af din tabel. Dette giver dig mulighed for at gendanne data i tilfælde af en fejl. Åbn din tabel og kopier den med tastaturet Strg + C. Indsæt derefter kopien med Strg + V, hvor du ønsker det.
Trin 2: Opret ny forespørgsel i designmode
Åbn kopien af din tabel. Klik på "Opret" og vælg "Forespørgselsdesign". Vælg nu den kopierede cykeltabel til din forespørgsel. På den måde kan du først teste, hvordan sletningsforespørgslen fungerer, før du anvender den på originaltabellen.
Trin 3: Tilføj felter og angiv kriterier
I forespørgselsdesignet kan du nu tilføje de felter, du ønsker at slette. Glem ikke at inkludere feltet "Løn", da du ønsker at fjerne medarbejdere uden løn. Skift til visning for at sikre, at de poster, du ønsker at slette, rent faktisk vises. Angiv "er Null" som kriterium for lønfeltet.
Trin 4: Kontroller forespørgslen
Nu bør du kontrollere forespørgslen for at sikre, at kun de ønskede poster vises. Hvis du har angivet kriterierne korrekt, skal kun medarbejdere uden løn være synlige. Hvis der opstår en fejl, kan du vende tilbage til forespørgselsdesignvisningen og justere kriterierne.
Trin 5: Gem forespørgslen og omdøb den til sletningsforespørgsel
For at bruge forespørgslen som sletningsforespørgsel, gå til "Forespørgselsværktøjer" og vælg "Sletningsforespørgsel". Access vil automatisk sætte betingelsen, at lønnen er lig med nul. Gem nu forespørgslen under et passende navn, for eksempel "Sletning af medarbejdere med nul løn".
Trin 6: Udfør sletningsforespørgslen
Inden du udfører sletningsforespørgslen, skal du igen kontrollere alle betingelser og poster. Klik så på "Udfør". Du vil modtage en bekræftelse på, hvor mange poster der skal slettes fra tabellen. Dette giver dig mulighed for at inspicere processen igen, før du endeligt trykker på slet.
Trin 7: Kontroller resultaterne
Når sletningsforespørgslen er udført, skal du åbne originaltabellen for at kontrollere, om kun de ønskede poster er blevet slettet. Alle medarbejdere uden løn bør nu ikke længere vises i tabellen.
Disse trin giver dig en klar forståelse af, hvordan du kan oprette og administrere sletningsforespørgsler i Access. Husk altid, at det er vigtigt at lave sikkerhedskopier af dataene, inden du udfører sletningsoperationer.
Opsummering - Arbejd sikkert med sletningsforespørgsler i Access
Hvis du følger de ovenstående trin, vil du være i stand til at fjerne uønskede data fra din Access-database, mens du sikrer, at intet vigtigt går tabt.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan opretter jeg en kopi af min tabel i Access?Du kan oprette en kopi af din tabel ved at kopiere den med Strg + C og indsætte den med Strg + V.
Hvad sker der, hvis jeg laver en fejl?Hvis du laver en fejl, kan du bruge kopien af din tabel til at gendanne de originale data.
Hvordan kan jeg sikre, at kun de rigtige data bliver slettet?Kontroller din forespørgsel i designet, før du udfører den, ved at skifte til designvisning og vise kun de ønskede kriterier.
Hvornår udføres sletningsforespørgslen faktisk?Sletningsforespørgslen udføres først, når du klikker på "Udfør" og bekræfter processen, så du har kontrol over sletningsprocessen.
Hvad gør jeg, hvis jeg ved et uheld har slettet de forkerte data?Du kan bruge backupkopien af din tabel til at gendanne de slettede data.
