Wil je leren hoe je in jouw Access-database postcode's en bijbehorende plaatsen efficiënt kunt opzoeken? In deze handleiding laat ik je stap voor stap zien hoe je dit kunt implementeren en fouten kunt vermijden. We zullen een referentietabel maken en een formulier voor het invoeren van klantgegevens ontwerpen. Zo heb je in de toekomst een duidelijk overzicht van de postcode's en hun bijbehorende plaatsen in jouw database.
Belangrijkste bevindingen
- Maak een referentietabel voor postcode's en plaatsen.
- Gebruik keuzelijsten om ervoor te zorgen dat er alleen geldige postcode's worden ingevoerd.
- Optimaliseer de weergave van de gegevens voor een betere gebruikerservaring.
Stapsgewijze handleiding
Om te beginnen met het opzoeken van postcode's en plaatsen, volg je deze stappen:
Begin met het aanmaken van een paar testgegevens. Je begint met het maken van een nieuwe record in jouw klantdatabase. Vul de gegevens in zoals naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum. De postcode voer je voorlopig handmatig in, bijvoorbeeld 99998. Hier maken we eerst een tijdelijke plaats voor de plaats die je later zult opzoeken. De volgende screenshot toont hoe de gegevens in het invoerformulier eruit zouden zien.
Om een foutbron uit te sluiten en de plaats automatisch te kunnen toewijzen, heb je een combinatie van postcode en referentietabel nodig. Deze referentietabel zal de relatie tussen postcode's en plaatsen definiëren. Je kunt enkele postcode's en de bijbehorende plaatsen invullen, zoals bijvoorbeeld "99998, Weinbergen" of "1010, Wenen". Let op dat dit fictieve gegevens zijn, die alleen ter illustratie dienen. Hier kun je de screenshot-variabele gebruiken voor een overzicht van de ingevulde postcode's.
Nu komen we bij het maken van het opzoekveld. Ga naar de ontwerpweergave van jouw tabel, waarin je het veld "postcode" hebt aangemaakt. De volgende stap is om de eigenschappen voor het veld te bewerken. Onder het tabblad "Opzoeken" kun je het opzoekbedieningselement inschakelen en instellen dat de waarden uit jouw referentietabel worden gelezen.
Een keuzelijst maakt het mogelijk om postcode's direct uit de tabel te selecteren. Je moet de bron voor de postcode vastleggen, zodat de gegevens correct kunnen worden opgehaald. Bij de gebonden kolom geef je aan dat de postcode in de eerste kolom van jouw referentietabel staat. Daarnaast kun je het gegevenstype en het aantal kolommen instellen volgens jouw vereisten.
Sla de wijzigingen op en ga terug naar de lijstweergave. Je zou nu een dropdownmenu voor de selectie van postcode's moeten zien. Controleer of de postcode's worden weergegeven en zorg ervoor dat de weergave voor de gebruikers duidelijk en overzichtelijk is. Als er nog geen verband tussen de postcode's en de plaatsen zichtbaar is, pas dan het aantal kolommen in het opzoekveld aan.
Het is nu tijd om de weergave verder te verbeteren. Ga weer naar de ontwerpweergave en pas de kolombreedtes aan om ruimte tussen de postcode's en de plaatsen te creëren. De breedte zou bijvoorbeeld 1 cm voor de postcode en 4 cm voor de plaats kunnen zijn. Sla de instellingen op en bekijk de lijstweergave opnieuw.
Als je de weergave hebt geoptimaliseerd, zie je dat de postcode's en bijbehorende plaatsen duidelijker worden weergegeven. Je zou nu ook in staat moeten zijn om de lijnhoogtes en breedtes aan te passen aan de opgenomen waarden, om de gebruikerservaring verder te verbeteren. Pas eventueel de lijstbreedte aan om meer ruimte voor de weergave van de gegevens te creëren.
Om ervoor te zorgen dat er alleen geldige postcode's worden ingevoerd, schakel je de instelling "Alleen lijstaanvragen" in. Deze instelling staat gebruikers niet toe om waarden in te voeren die niet in de referentietabel aanwezig zijn. Wanneer ze proberen een ongeldige waarde in te voeren, ontvangen ze een foutmelding. Dit helpt de kwaliteit van jouw database te waarborgen.
Je hebt nu een goede basis gelegd om fouten bij het invoeren van postcode's te voorkomen. De gebruikers kunnen alleen geldige waarden uit de dropdownlijst selecteren. Dit is bijzonder belangrijk om invoerfouten te verminderen.
Het opzoeken van postcode's en bijbehorende plaatsen is nu effectief ingesteld en zal je helpen jouw klantdatabase te optimaliseren. Daarnaast is er de mogelijkheid om meerdere waarden toe te staan, maar in dit specifieke geval is dat niet nodig, aangezien elke postcode slechts aan één plaats is gekoppeld.
Als je ooit met ID's in plaats van postcode's werkt, kun je de hierboven beschreven stappen gemakkelijk aanpassen. Je kunt de ID-kolom verbergen en alleen de bijbehorende plaatsnamen weergeven, waardoor je een duidelijke en gebruiksvriendelijke database kunt onderhouden.
Samenvatting - Postcode's en plaatsen opzoeken in Access: Word een gegevensheld
In deze handleiding heb je geleerd hoe je postcode's en plaatsen effectief kunt opzoeken in jouw Access-database. Je hebt begeleiding gekregen bij het maken van jouw referentietabel en van het opzoekveld om ervoor te zorgen dat er alleen geldige gegevens worden ingevoerd. Daarnaast heb je verschillende mogelijkheden voor de weergave en verbetering van de gebruikersinterface leren kennen.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een referentietabel voor postcode's aan?Je kunt een nieuwe tabel in Access aanmaken en de postcode's samen met de bijbehorende plaatsen invoeren.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat er alleen geldige postcode's worden ingevoerd?Schakel de instelling "Alleen lijstaanvragen" in de eigenschappen van het opzoekveld in.
Wat is een keuzelijst?Een keuzelijst is een besturingselement dat gebruikers in staat stelt om waarden uit een lijst te selecteren.
Hoe kan ik de weergave van postcode's en plaatsen optimaliseren?Pas de kolombreedtes in de ontwerpweergave aan om ruimte tussen de waarden te creëren.
Kan ik meerdere waarden in één veld toelaten?Ja, maar doorgaans heeft dit bij postcode's geen zin, aangezien elke postcode slechts aan één plaats is gekoppeld.
