Wil je je databaseproject verrijken met afbeeldingen en documenten? Access biedt je de mogelijkheid om afbeeldingen en bestanden op een eenvoudige manier in je database te integreren. Deze handleiding begeleidt je door de nodige stappen, zodat je de verschillende bestandstypen effectief in je database kunt opslaan.
Belangrijkste bevindingen
- Access maakt het opslaan van afbeeldingen en documenten mogelijk
- Je kunt meerdere bijlagen in één veld toevoegen
- De opslaglocatie en de bestandsgrootte van de database zijn cruciaal
Stap-voor-stap handleiding
Allereerst moet je ervoor zorgen dat je de juiste gegevens bij de hand hebt voordat je begint met het opslaan van foto's en documenten in Access. Ga naar je databaseweergave en selecteer de tabel die je wilt bewerken.
Navigere vervolgens naar de ontwerpmode van je tabel. Hier kun je een nieuw veld toevoegen dat je als opslaglocatie voor je afbeeldingen of documenten zult gebruiken. Geef het een passende naam, bijvoorbeeld "personeelsfoto".
Kies voor dit nieuwe veldtype "Bijlage". Daarmee kun je verschillende bestanden zoals afbeeldingen en documenten in de database opslaan. Zorg ervoor dat je ook velden voor labelen en invoervereisten definieert, zodat er altijd een bestand bijgevoegd moet worden.
Nadat je alles hebt geconfigureerd, sla je de wijzigingen op en ga je terug naar de gegevensweergave. In de kolom voor bijlagen zou je nu een symbool voor bijlagen moeten zien. In het begin wordt een waarde van "Nul" weergegeven, wat betekent dat er nog geen gegevens zijn opgeslagen.
Om nu een foto of een bestand toe te voegen, klik je op het paperclip-symbool. Je kunt een dubbelklik op dit gebied uitvoeren om het dialoogvenster voor bestandsselectie te openen. Hier heb je de mogelijkheid om meerdere bestanden te selecteren.
Door op de knop "Toevoegen" te klikken, opent je bestandsverkenner, waar je de benodigde afbeeldingen kunt selecteren. Je kunt ofwel één afbeelding selecteren of meerdere bestanden tegelijk in overweging nemen door de Shift-toets ingedrukt te houden terwijl je op de gewenste bestanden klikt.
Nadat je de gewenste bestanden hebt geselecteerd, klik je op "Openen". Nu zie je dat de afbeeldingen en documenten direct in de Access-database zijn ingevoegd. Let op dat deze niet alleen als een link naar je afbeeldingenmap worden opgeslagen, maar echt in de database zijn geïntegreerd.
Bekijk de grootte van je database om de effecten van de toegevoegde bijlagen te zien. Je zult merken dat de grootte van de database met iedere toegevoegde afbeelding toeneemt. Bijvoorbeeld, de database kan van 500 KB naar 700 KB groeien, wat een toename van ongeveer 25 % betekent.
Het opslaan van afbeeldingen en documenten kan echter problemen veroorzaken wanneer je database een aanzienlijk grotere grootte bereikt. Bij grote databases is het vaak beter om alleen de bestandsnamen in de database op te slaan en de fysieke bestanden in een aparte map te bewaren.
Nu ben je klaar om de voordelen van deze functies te benutten en je Access-database uit te breiden met afbeeldingen en documenten. De mogelijkheid om media-inhoud in je gegevens te integreren, stelt je in staat tot een betere organisatie en een aantrekkelijker gegevenspresentatie.
Samenvatting – Stappen voor het opslaan van foto's en documenten in Access
In deze handleiding heb je geleerd hoe je foto's en documenten in je Access-database kunt opslaan. Je hebt geleerd hoe je een veld voor bijlagen maakt, hoe je bestanden toevoegt en wat je moet overwegen met betrekking tot de grootte van de database.
Veelgestelde vragen
Hoe sla ik een afbeelding op in Access?Je moet een nieuw veld voor bijlagen maken en vervolgens via het paperclip-symbool in de gegevensweergave de afbeelding toevoegen.
Kan ik meerdere afbeeldingen tegelijk toevoegen?Ja, je kunt meerdere afbeeldigen selecteren door de Shift-toets ingedrukt te houden tijdens het klikken.
Waar worden de afbeeldingen in de database opgeslagen?De afbeeldingen worden direct in de Access-database ingevoegd en niet alleen als een link opgeslagen.
Zijn er beperkingen bij het opslaan van bestanden?Ja, zeer grote databases kunnen problemen veroorzaken, daarom is het raadzaam om bestandsnamen op te slaan en de bestanden extern te bewaren.
