PLZ en plaats effectief in Access als opzoek-Referentietabel creëren

Het beheer van gegevens in Access kan leiden tot onverwachte problemen, vooral als het gaat om de naleving van de normaalvormen. Vaak bevinden we ons in de situatie dat we gegevens redundant opslaan of onjuist weergeven. In deze tutorial laat ik je zien hoe je een opzoek-Referentietabel voor effectief beheer van postcodes (PLZ) en plaatsen kunt maken. Dit zal niet alleen de gegevensintegriteit van je databases verbeteren, maar ook de kans op fouten en duplicaten aanzienlijk verkleinen.

Belangrijkste bevindingen

• Het maken van een referentietabel voor postcodes en plaatsen verbetert de gegevenskwaliteit.
• Door de juiste gegevenstypen te gebruiken, voorkom je invoerfouten.
• Redundante velden kunnen worden verwijderd door koppelingen, wat de database vereenvoudigt.

Stap-voor-stap handleiding

Allereerst heb je misschien je tabellen aangemaakt, maar daarbij enkele normaalvormen geschonden. Dit geldt zowel voor de klantendatabase als de chauffeursdatabase. Als je bijvoorbeeld in de klantendatabase de postcode en de bijbehorende plaats invoert, kan dit leiden tot duplicaten. Om dergelijke fouten te voorkomen, moeten we een referentietabel maken.

Identificatie van probleemgebieden

Ga naar de ontwerppagina van de klantendatabase. Hier merk je dat de klantenpostcode en de plaats samen in één record staan. Dit betekent dat je het veld voor de postcode niet alleen als een eenvoudig getal, maar als een tekstveld moet definiëren om ook buitenlandse postcodes correct te kunnen registreren.

Gegevenstypen correct definiëren

Je moet het veld voor de postcode wijzigen in "korte tekst". Hiermee zorg je ervoor dat ook postcodes uit landen zoals Nederland of Engeland correct kunnen worden opgeslagen. Het overeenkomstige veld voor de plaats moet ook worden voorzien van het gegevenstype "korte tekst". Terwijl in Duitsland de meeste postcodes uit vijf cijfers bestaan, kunnen sommige internationaal ook langer zijn.

Eisen voor de referentietabel

Om de database te optimaliseren, is het belangrijk dat de gegevenstypen van de referentievakken overeenkomen. Stel in de referentietabel het veld postcode ook in op "korte tekst". Bepaal de veldgrootte volgens de eisen; in Duitsland zijn postcodes normaal gesproken niet langer dan tien tekens.

De referentietabel maken

Maak een nieuwe tabel met de naam "Postcode" en definieer de benodigde velden. Voeg een veld voor de postcode en een ander voor de plaats toe. Vergeet niet de postcode als primaire sleutel te markeren om duplicaten te voorkomen. Op deze manier creëer je een duidelijke basis voor je database.

Koppeling van de referentietabel

Nu je de referentietabel hebt gemaakt, kunnen we de plaatsen en postcodes uit de referentietabel in de chauffeursdatabase en de klantendatabase invoegen. Dit gebeurt door een relatie tussen de tabellen te leggen, zodat je direct toegang hebt tot de postcode.

Samenvatting – PLZ en plaats effectief in Access als opzoek-Referentietabel maken

In deze tutorial heb je geleerd hoe belangrijk een gestructureerde database is en hoe je door de implementatie van een opzoek-referentietabel voor postcodes en plaatsen de gegevensintegriteit kunt waarborgen. Je hebt ook geleerd hoe je de juiste gegevenstypen kiest en welke stappen nodig zijn voor het maken van de referentietabel. Met deze methodologie kun je je database niet alleen verbeteren, maar ook toekomstbestendig maken door af te zien van foutgevoelige gegevensredundantie.