Crearea primului interogări în Access - Ghid pas cu pas

Un interogare este un instrument fundamental pentru a extrage, analiza și prezenta datele eficient dintr-o bază de date. În acest ghid, vei învăța cum să îți creezi prima interogare în Microsoft Access și să îți organizezi datele într-un mod clar.

Principalele concluzii

• Poți crea interogări atât prin asistentul de interogări, cât și în modul de design.
• Este important să alegi câmpurile corecte pentru a reprezenta datele dorite.
• Interogările permit legarea dinamică a datelor dintr-un tabel și prezentarea acestora.
• Funcțiile de sortare ajută la analiza și interpretarea vizuală a datelor.

Pasul 1: Deschis Microsoft Access și navigarea către interogare

Deschide Microsoft Access și deschide proiectul tău. Acum dorești să creezi o interogare pentru a-ți prezenta datele. Mergi la tab-ul „Creare” și fă clic pe „Interogare” pentru a utiliza asistentul de interogări sau creează direct un design. În acest tutorial, vom folosi designul.

Pasul 2: Deschide vizualizarea de design

În modul de design se deschide o fereastră nouă, unde poți vedea tabelele disponibile. Alege tabela cu care vrei să lucrezi. În acest caz, este tabela cu codurile poștale, în care sunt stocate câteva mii de înregistrări. Fă clic pe tabelă pentru a o adăuga la interogare.

Pasul 3: Adăuga câmpuri la interogare

Acum ai posibilitatea de a alege câmpurile dorite, care ar trebui să fie afișate în interogarea ta. Adaugă codul poștal făcând un dublu clic pe câmp sau făcând clic pe „Adaugă”. Repetă acest pas și pentru câmpul „Locație”, astfel încât să poți afișa ambele informații în interogarea ta.

Pasul 4: Afișează interogarea

Pentru a vizualiza interogarea, treci la vizualizarea interogărilor. Trebuie să fii atent să nu „executi” interogarea când o închizi, deoarece aceasta este necesară doar pentru interogările de acțiune. În vizualizare, poți vedea codul poștal și locația asociată. Modificările aduse datelor din tabel se reflectă imediat în interogare, deoarece aceasta reprezintă doar o vizualizare a datelor.

Pasul 5: Sortează datele

Poti acum să sortezi datele tale. Dacă dorești să editezi interogarea, întoarce-te în vizualizarea de design și adaugă sortări. Poți începe să sortezi după codul poștal și apoi după locație pentru a obține o imagine clară asupra înregistrărilor tale. Alege câmpurile corespunzătoare pentru sortare și specifică dacă sortarea trebuie să fie ascendentă sau descendentă.

Pasul 6: Sortare după ID-uri

Este uneori util să sortezi și după ID, chiar dacă nu dorești să afișezi ID-ul. Poți adăuga ID-ul la interogare și să efectuezi sortarea fără a-l afișa la final. Aceasta te ajută să păstrezi interogările clare și ordonate, păstrând în același timp sortarea.

Pasul 7: Schimbarea ordinii câmpurilor

Dacă dorești să schimbi ordinea câmpurilor în interogare, marchează câmpul pe care vrei să-l muți și trage-l la locul dorit. Când câmpurile sunt reordonate (de exemplu, „Locație” înainte de „Cod poștal”), poți schimba la vizualizare pentru a verifica noile sortări.

Pasul 8: Salvează interogarea

După ce ai creat interogarea ta și ai efectuat sortările dorite, trebuie să o salvezi. Fă clic pe „Salvează” și oferă interogării tale un nume semnificativ, care să se refere la conținutul salvat. Un nume potrivit ar putea fi „Interogare pentru Locație și Cod poștal”. Acest lucru îți va ușura munca mai târziu în proiectele complexe.

Pasul 9: Prezentarea obiectelor Access

În cele din urmă, poți adapta prezentarea obiectelor Access. Pentru a obține o mai bună organizare, poți ascunde anumite obiecte sau activa doar filtre pentru interogări, tabele sau rapoarte. Astfel, graficele din Access devin mai clare și mai eficiente.

Rezumat – Crearea primei interogări în Access

Creearea interogărilor în Microsoft Access este un proces simplu și eficient, care te ajută să organizezi și să analizezi informațiile din bazele tale de date. Există multe modalități prin care poți adapta și folosi interogările tale pentru a obține cele mai bune date pentru nevoile tale.