Reguli de validitate în Microsoft Access - Așa eviți erorile

Ești în lumea Microsoft Access și vrei să te asiguri că datele introduse respectă standardele dorite? Regulile de validare te ajută să validezi valorile pentru a te asigura că doar informațiile corecte ajung în baza ta de date. În acest ghid, îți voi arăta cum să configurezi eficient regulile de validare pentru câmpurile tabelului.

Principalele concluzii

Regulile de validare îți permit să filtrezi datele în Microsoft Access astfel încât să fie stocate doar valorile valide. Poți defini limite pentru numere, date și alte inputs pentru a minimiza erorile și a menține integritatea bazelor tale de date.

Ghid pas cu pas

1. Accesarea vederii de design a tabelului

Pentru a începe cu regulile de validare în tabelul tău, trebuie mai întâi să accesezi vederea de design a tabelului corespunzător. Aici poți ajusta toate setările și proprietățile câmpurilor tale.

2. Stabilirea regulilor de validare pentru câmpurile de preț

În acest pas, vrem să prevenim ca angajații să introducă un preț sub un anumit valoare. De exemplu, vrei să te asiguri că prețul pentru călătorii este de cel puțin 10 euro. Iată cum se face:

• Fă clic în design pe câmpul corespunzător pentru preț.
• În proprietățile câmpului găsești opțiunea de ajustare a regulilor de validare.

Aici poți introduce o regulă care să asigure că prețul este mai mare de 10.

3. Introducerea regulii de validare

Introdu într-un câmp pentru regulile de validare o condiție. Poți realiza acest lucru prin simbolul „mai mare decât” >, urmat de cifra 10.

4. Salvarea modificărilor

După introducerea regulii de validare, este important să salvezi modificările. Asigură-te că nu uiți să salvezi pentru ca noile reguli să devină active.

5. Verificarea valorilor introduse

Acum poți crea un nou registru. Încearcă să introduci un preț de 9 euro. Ar trebui să primești un mesaj de eroare care să spună că regula de validare a fost încălcată. Aceasta dovedește că regula ta funcționează corect.

6. Îmbunătățirea mesajului de eroare

Pentru a îmbunătăți experiența utilizatorului, poți adapta mesajul de eroare. Dacă cineva introduce un preț de 9 euro, poți stabili un mesaj precum „Suma este prea mică, te rugăm să introduci un preț mai mare”.

7. Configurarea regulilor de validare pentru date

Pe lângă prețuri, poate dorești să te asiguri că doar date recente sunt introduse în baza de date. Aici poți adapta regula de validare astfel încât să accepte doar date din ultimele 30 de zile sau din următoarele 30 de zile.

8. Aplicarea regulii pentru date

Pentru a face acest lucru, accesează câmpul de date din tabelul tău. Introdu regula de validare „between Date() -30 and Date() +30”. Aceasta garantează că doar datele din acest interval sunt stocate.

9. Importanța validării registrelor existente

După stabilirea regulilor, trebuie să fii atent ca acestea să se aplice doar pentru noile intrări. Dacă sistemul întreabă dacă registrea existente trebuie să fie verificate, alege „Nu”. Astfel eviți ca registrele vechi, care s-ar putea să nu respecte noile reguli, să cauzeze probleme.

10. Testarea regulii pentru date

Acum, creează un nou registru pentru a testa regula de validare. Introdu o dată care se află în afara intervalului permis. Ar trebui să primești un mesaj de eroare corespunzător care să îți spună că data este greșită.

11. Repetarea validării pentru alte câmpuri

Folosind aceeași principiu, poți valida și alte câmpuri din baza ta de date, de exemplu, pentru datele de naștere, pentru a preveni înregistrarea minorilor. De asemenea, setează reguli de validare pentru a asigura integritatea datelor.

Rezumat - Aplicarea corectă a regulilor de validare în Microsoft Access

În acest ghid, ai învățat cum să aplici eficient regulile de validare în Microsoft Access pentru a asigura calitatea și integritatea datelor tale. Ai abordat principiile de bază pentru câmpurile de preț și date și acum știi cum să adaptezi mesajele de eroare pentru o experiență mai bună a utilizatorului.