Berichte in Access: So erstellst du deinen ersten Bericht

Mit Berichten in Microsoft Access kannst du Daten professionell und ansprechend präsentieren. Berichte sind nicht nur einfache Auszüge deiner Datenbank, sondern ermöglichen eine effektive Visualisierung und Formatierung von Informationen, die häufig für Auswertungen oder Präsentationen benötigt werden. Diese Anleitung hilft dir, deinen ersten Bericht zu erstellen und die grundlegenden Funktionalitäten von Berichten in Access zu verstehen.

Wichtigste Erkenntnisse

• Berichte strukturieren Daten und ermöglichen eine professionelle Darstellung.
• Du kannst gezielt Informationen auswählen und formatieren.
• Die Erstellung eines ersten Berichts erfolgt in mehreren einfachen Schritten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Zugang zu den Berichtsfunktionen

Zunächst musst du dir einen Überblick über die Funktionen von Berichten in Access verschaffen. Du findest deine Tabellen und Abfragen in einer Auswahl, jedoch noch keine Berichte. Um einen Bericht zu erstellen, gehst du im Menü zu „Erstellen“.

2. Berichtassistent auswählen

Wähle den Berichtassistenten aus, um eine geführte Erstellung deines Berichts zu beginnen. Der Assistent hilft dir, die richtigen Datenquellen auszuwählen und den Bericht nach deinen Wünschen zu gestalten.

3. Auswahl der Datenquelle

Im nächsten Schritt wirst du gefragt, von welcher Datenquelle du einen Bericht erstellen möchtest. Du kannst zwischen einer Abfrage oder einer Tabelle wählen. Für unser Beispiel verwenden wir die Tabelle „Fahrten“.

4. Felder für den Bericht auswählen

Jetzt hast du die Möglichkeit, die Felder auszuwählen, die in deinem Bericht erscheinen sollen. Es ist wichtig, nur die notwendigen Informationen auszuwählen, um den Bericht übersichtlich zu halten. Beispielhafte Felder, die du auswählen könntest, sind Fahrtnummer, Datum, Preis sowie die Adressen.

5. Gruppen- und Sortieroptionen einstellen

Du hast die Möglichkeit, die Daten nach bestimmten Kriterien zu gruppieren und zu sortieren. Diese Optionen kannst du aber in späteren Lektionen detaillierter erkunden. Für diesen Schritt konzentrierst du dich nur auf die grundlegende Auswahl der anzuzeigenden Informationen.

6. Layout des Berichts wählen

Wähle das Layout für deinen Bericht aus. Ein gängiges Layout ist das „Block“-Layout, das eine strukturierte und tabellarische Ansicht der Daten ermöglicht. Außerdem kannst du das Seitenformat (Hoch- oder Querformat) auswählen, je nachdem, wie du den Bericht drucken möchtest.

7. Titel des Berichts festlegen

Lege einen Titel für deinen Bericht fest. Eine sinnvolle Bezeichnung könnte „Report RPT für Fahrt“ lauten. Du hast außerdem die Option zu entscheiden, ob du den Bericht gleich anzeigen oder im Entwurf bearbeiten möchtest.

8. Bericht anzeigen und prüfen

Jetzt kannst du den Bericht erstellen und dir ansehen, wie er aussieht. Klicke auf „Fertigstellen“ und du wirst deinen ersten Bericht mit den ausgewählten Daten sehen. Es ist wichtig, jetzt sorgfältig zu prüfen, ob alle Informationen korrekt und ansprechend dargestellt sind.

9. Bericht anpassen

Nachdem du einen ersten Eindruck des Berichts gewonnen hast, ist es an der Zeit, an der Formatierung zu feilen. In diesem Schritt wirst du die Darstellung von Schriftarten, Zeilen und Spalten anpassen, um sicherzustellen, dass der Bericht druckfähig ist und gut aussieht.

Zusammenfassung - Berichte in Access: So erstellst du deinen ersten Bericht

Du hast nun gelernt, wie du deinen ersten Bericht in Microsoft Access erstellst. Die verschiedenen Schritte helfen dir, die Daten zu organisieren, zu präsentieren und für zukünftige Auswertungen bereitzustellen. Mit weiterem Üben wirst du in der Lage sein, komplexere Berichte zu erstellen und detaillierte Informationen zu präsentieren.