Du möchtest lernen, wie du in deiner Access-Datenbank Postleitzahlen und dazugehörige Orte effizient nachschlagen kannst? In dieser Anleitung zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du dies umsetzt und dabei Fehler vermeidest. Wir werden eine Referenztabelle erstellen und ein Formular zur Eingabe von Kundendaten gestalten. So hast du in Zukunft einen klaren Überblick über die Postleitzahlen und deren zugehörigen Orte in deiner Datenbank.
Wichtigste Erkenntnisse
- Erstelle eine Referenztabelle für Postleitzahlen und Orte.
- Verwende Kombinationsfelder, um sicherzustellen, dass nur gültige Postleitzahlen eingegeben werden.
- Optimiere die Darstellung der Daten für eine bessere Benutzererfahrung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um mit dem Nachschlagen von Postleitzahlen und Orten zu beginnen, folge diesen Schritten:
Zuerst ein paar Testdaten anlegen. Du beginnst damit, einen neuen Datensatz in deiner Kundendatenbank zu erstellen. Gib die Daten wie Namen, Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum ein. Die Postleitzahl trägst du vorerst manuell ein, zum Beispiel 99998. Hier machen wir zunächst einen Platzhalter für den Ort, den du später nachschlagen wirst. Der folgende Screenshot zeigt, wie die Daten im Eingabeformular aussehen würden.
Um eine Fehlerquelle auszuschließen und den Ort automatisch zuordnen zu können, benötigst du eine Kombination aus Postleitzahl und Referenztabelle. Diese Referenztabelle wird die Beziehung zwischen Postleitzahlen und Orten definieren. Du kannst einige Postleitzahlen und zugehörige Orte eintragen, wie zum Beispiel „99998, Weinbergen“ oder „1010, Wien“. Beachte, dass dies fiktive Daten sind, die dir nur zur Veranschaulichung dienen. Hier kannst du die Screenshot-Variable für die Übersicht der eingetragenen Postleitzahlen verwenden.
Jetzt kommen wir zur Erstellung des Nachschlagefeldes. Wechsle in die Entwurfsansicht deiner Tabelle6, in der du das Feld „Postleitzahl“ erstellt hast. Der nächste Schritt ist, die Eigenschaften für das Feld zu bearbeiten. Unter dem Tab „Nachschlagen“ kannst du das Steuerelement für das Nachschlagen aktivieren und dafür einstellen, dass die Werte aus deiner Referenztabelle ausgelesen werden.
Ein Kombinationsfeld ermöglicht es, die Postleitzahlen direkt aus der Tabelle auszuwählen. Du musst die Quelle für die Postleitzahl festlegen, damit die Daten korrekt abgerufen werden. Bei der gebundenen Spalte gibst du an, dass die Postleitzahl in der ersten Spalte deiner Referenztabelle steht. Darüber hinaus kannst du den Datentyp und die Spaltenanzahl entsprechend deinen Anforderungen einstellen.
Speichere die Änderungen und gehe zurück in die Listenansicht. Du solltest jetzt ein Dropdown-Menü zur Auswahl der Postleitzahlen sehen. Überprüfe, ob die Postleitzahlen angezeigt werden, und achte darauf, dass die Darstellung für die Benutzenden klar und übersichtlich ist. Sollte noch kein Zusammenhang zwischen den Postleitzahlen und den Ortschaften erkennbar sein, passe die Spaltenanzahl im Nachschlagefeld an.
Nun ist es an der Zeit, die Darstellung weiter zu verbessern. Gehe wieder in die Entwurfsansicht und passe die Spaltenbreiten an, um Platz zwischen den Postleitzahlen und den Ortschaften zu schaffen. Die Breite könnte beispielsweise 1 cm für die Postleitzahl und 4 cm für die Ortschaft betragen. Speichere die Einstellungen und schaue dir die Listenansicht erneut an.
Wenn du die Ansicht optimiert hast, siehst du, dass die Postleitzahlen und dazugehörigen Orte klarer dargestellt werden. Du solltest jetzt auch in der Lage sein, die Spaltenhöhen und Breiten an die enthaltenen Werte anzupassen, um die Benutzererfahrung weiter zu verbessern. Ändere gegebenenfalls die Listenbreite, um mehr Platz für die Darstellung der Daten zu schaffen.
Um sicherzustellen, dass nur gültige Postleitzahlen eingegeben werden, aktiviere die Einstellung „Nur Listenanträge“. Diese Einstellung erlaubt es Benutzern nicht, Werte einzugeben, die nicht in der Referenztabelle vorhanden sind. Wenn sie versuchen, einen ungültigen Wert einzugeben, erhalten sie eine Fehlermeldung. Dies trägt dazu bei, die Qualität deiner Datenbank zu sichern.
Du hast jetzt eine gute Grundlage gelegt, um Fehler beim Eingeben von Postleitzahlen zu vermeiden. Die Benutzer können nur gültige Werte aus der Dropdown-Liste auswählen. Dies ist besonders wichtig, um Fehleingaben zu reduzieren.
Das Nachschlagen von Postleitzahlen und zugehörigen Orten ist nun effektiv eingerichtet und wird dir dabei helfen, deine Kundendatenbank zu optimieren. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, mehrere Werte zuzulassen, aber in diesem speziellen Fall ist es nicht notwendig, da jede Postleitzahl nur einem Ort zugeordnet ist.
Wenn du jemals mit IDs statt mit Postleitzahlen arbeitest, kannst du die oben beschriebenen Schritte leicht anpassen. Du kannst die ID-Spalte ausblenden und nur die zugehörigen Ortsnamen anzeigen lassen, was dir erlaubt, eine klare und benutzerfreundliche Datenbank zu führen.
Zusammenfassung – Postleitzahlen und Orte nachschlagen in Access: Werde zum Daten-Helden
In dieser Anleitung hast du gelernt, wie du Postleitzahlen und Orte effektiv in deiner Access-Datenbank nachschlagen kannst. Du bei der Erstellung deiner Referenztabelle und des Kombinationsfeldes angeleitet, um sicherzustellen, dass nur gültige Daten eingegeben werden. Zudem hast du verschiedene Möglichkeiten zur Darstellung und Verbesserung der Benutzeroberfläche kennengelernt.
Häufig gestellte Fragen
Wie lege ich eine Referenztabelle für Postleitzahlen an?Du kannst eine neue Tabelle in Access erstellen und die Postleitzahlen zusammen mit den entsprechenden Orten eintragen.
Wie kann ich sicherstellen, dass nur gültige Postleitzahlen eingegeben werden?Aktiviere die Einstellung „Nur Listenanträge“ in den Eigenschaften des Nachschlagefeldes.
Was ist ein Kombinationsfeld?Ein Kombinationsfeld ist ein Steuerelement, das es Benutzern ermöglicht, Werte aus einer Liste auszuwählen.
Wie kann ich die Darstellung der Postleitzahlen und Orte optimieren?Passe die Spaltenbreiten in der Entwurfsansicht an, um Platz zwischen den Werten zu schaffen.
Kann ich mehrere Werte in einem Feld zulassen?Ja, aber in der Regel macht es bei Postleitzahlen keinen Sinn, da jede Postleitzahl nur einem Ort zugeordnet ist.
