Hea organiseeritud sissetulev post on tõhusa kommunikatsiooni alus. Outlook pakub sulle palju võimalusi, et minimaalse vaevaga korda luua oma e-posti postkastis. Selles juhendis saad teada, kuidas teisaldada, kustutada, märgistada ja uusi kaustasid luua mitmeid E-kirju. Nii saad oma postkastis kiiresti ja tõhusalt korda luua.
Olulised järeldused
- Sa saad e-kirju lihtsalt kustutada, teisaldada või kaustadesse sorteerida.
- Erinevus kohalike ja IMAP-kaustade vahel on korralduse kindlustamiseks hädavajalik.
- Õige kaustade ja märgistuste kasutamisega hoiad silma peal olulistel e-kirjadel.
Samuti-sammult juhend
Kuidas oma e-kirju Outlookis parimal moel organiseerida, järgige neid lihtsaid samme:
Sissetuleva postkasti korrastamine
Kui avad oma Outlooki sissetuleva postkasti, näed kohe loendit saabunud e-kirjadest. Paljud neist e-kirjadest võivad olla enam mitte asjakohased või tehtud. Oma postkasti korrastamiseks saad valida üksikud e-kirjad ja kustutada need kustutamise nupu või kustutamise klahvi abil.
Mustandite haldamine
E-kirjad, mille oled kirjutanud, kuid mitte veel saatnud, leiad kaustast „Mustandid“. Siin saad vajadusel lihtsalt kustutada mittevajalikud mustandid, valides need ja vajutades kustutamisnuppu või paremklikkides e-kirjale ja valides „Kustuta“.
E-kirjade kustutamine
Kui soovid e-kirju lõplikult kustutada, mine nuppu „Algus“ ja seejärel „Kustuta“. Outlook hoiatab sind, et e-kirju ei saa enam taastada. Kinnita, et eemaldada e-kiri lõplikult.
Spam-kausta kasutamine
Spam-kaust on automaatselt loodud Outlooki poolt ja filtreerib e-kirju, mis tuvastatakse soovimatutena. Siin saad kontrollida e-kirju, mis on vale filtreerimise tõttu filtreeritud, ja vajadusel neid teistesse kaustadesse teisaldada.
Väljamineva postkasti korrastamine
Väljaminevat postkasti kasutatakse saadetud, kuid mitte veel välja saadetud e-kirjade jaoks. Kui e-kirjad jäävad siia kinni, siis kontrolli oma Interneti-ühendust või e-posti serveri staatust. Pärast eduka saatmist arhiveeritakse e-kirjad kaustas „Saadetud elemendid“.
Uute kaustade loomine
Et tuua rohkem korda oma sissetulevasse postkasti, saad luua uusi kaustu. Paremkliki oma sissetuleva postkasti peale ja vali „Uus kaust“. Nimekausta vastavalt, näiteks „Tehtud“. Nii saad korralikult sorteerida e-kirju, millega oled juba töötanud.
IMAP-kaustad ja kohalikud kaustad
Pane tähele erinevusi kohalike ja IMAP-kaustade vahel. Kohalikud kaustad salvestatakse sinu arvutisse, samal ajal kui IMAP-kaustad salvestatakse teenusepakkuja serverisse ja seetõttu on need juurdepääsetavad ka teistel seadmetel. See peaks alati olema sinu mõtlemises organiseerimise osas, eriti väga oluliste e-kirjade puhul.
E-kirjade märgistamine
Märgista olulisi e-kirju, klikkides vastavale e-kirjale. Hoia all klaviatuuri Shift või Ctrl klahvi, et valida mitu e-kirja korraga ja märgistada need hilisemaks ligi pääsemiseks. See on eriti kasulik, et kiiresti e-kirju oma uue „Tehtud“ kausta teisaldada.
Organiseerimine lohistamise ja kukutamise abil
Veel üks kasulik meetod on lohistamine ja kukutamine. Hoia vasakut hiireklahvi all, samal ajal kui lohistad e-kirju uude kausta. See on ajasäästlik meetod, et korraga mitu e-kirja teisaldada.
Suurte e-kirjade koguste haldamine
Ajaga võivad kuhjuda sadade või isegi tuhandete e-kirjade hulk. Kui märkad, et sinu postkast on üle ujutatud, on aeg regulaarselt korraldada ja rakendada ülaltoodud meetodeid. Regulaarne hooldus sinu e-kirjade üle hoiab ära selle, et kaotad ülevaate.
Reeglite olulisus
Lisaks käsitsi tehtud toimingutele saad Outlookis luua ka reegleid automatiseeritud toimingute teostamiseks. Nii saad saata sissetulevad e-kirjad automaatselt teatud kaustadesse, mis säästab sinu aega ja vaeva. Need valikud käsitletakse eraldi õppetükis, kuid need on olulised pikaajalise e-kirjade organiseerimise jaoks.
Kokkuvõte – Valitse E-kirjade organiseerimist Outlookis
Oled õppinud, kuidas oma sissetulevat postkasti tõhusalt organiseerida, teisaldades e-kirju, kustutades neid ja luues kaustu. Need praktikaid aitavad sul hoida ülevaadet ja säästa aega.
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas ma kustutan e-kirja lõplikult?Mine nuppu „Algus“ > „Kustuta“ ja kinnita lõplik kustutamine.
Kas ma saan e-kirju mitmesse kausta teisaldada?Jah, sa saad e-kirju lohistades või paremklõikega teistesse kaustadesse teisaldada.
Mis vahe on IMAP-kausta ja kohaliku kausta vahel?IMAP-kaustad on salvestatud serverisse, kohalikud kaustad sinu arvutisse.
Kuidas ma loon reegleid e-kirjade jaoks?Mine Outlooki seadistustesse ja vali „Reeglid“, et seadistada automatiseeritud toimingud.
Kuidas ma käitun rämpspostiga?Kontrolli oma rämpsposti kausta ja teisalda vale filtreerimise tõttu saama jäänud e-kirjad tagasi oma sissetulevasse postkasti.
