E-kirjade suhtlemine on tänapäeva äritegevuse oluline osa. Kuid tihti ei õnnestu meil e-kirjade segaduses selget pead hoida. Reeglid Outlookis aitavad sul oma e-kirju halda, et ülevaade ei kaoks. Selles juhendis saad teada, kuidas reegleid luua, et e-kirju automaatselt sorteerida ja seeläbi aega säästa.
Olulisemad järeldused
- Outlookis reeglite kasutamine aitab sul oma e-kirju efektiivsemalt hallata.
- E-kirjad saab automaatselt konkreetsetesse kaustadesse liigutada, vähendades seeläbi sissetulevate kirjade koormust.
- Reeglite kohandamine ja kustutamine on lihtne ja kiire.
Samm-sammult juhend
Samm 1: Reegli loomine konkreetsetelt saatjatelt
Esialgu soovime luua reegli e-kirjade jaoks kindlalt saatjalt, näiteks René Fürstilt. Määra René e-kiri ja kliki valikul „Reeglid“. Vali „Liiguta alati René Fürsti kirjad“. See loob uue reegli, mis liigutab René e-kirjad automaatselt spetsiifilisse kausta.
Vajadusel loo uus kaust, et e-kirjad sinna paigutada. Nime kaust näiteks „René“ ja veendu, et kaust on e-kirjade jaoks konfigureeritud.
Samm 2: Reegli testimine
Veendumiseks, et reegel töötab, saada endale test-e-kiri. Selleks kliki „Saada“ ja „Kätte saada“, et alustada uute e-kirjade saadet. Jälgi, kuidas e-kiri liigutatakse vastavasse kausta.
Samm 3: Reeglite haldamine ja kohandamine
Kui soovid reeglit hiljem kohandada või kustutada, mine uuesti „Reeglid“ ja vali „Halda reegleid ja teateid“. Siin saad reegli deaktiveerida, redigeerida või kustutada. Iga selline valik tagab, et sul on kontroll oma e-kirjade üle.
Samm 4: Reegli loomine põhjal
Veel üks kasulik reegel on liigutada e-kirjad, millel on kindel teema, näiteks „Test“, automaatselt spetsiifilisse kausta. Otsi teemat „Test“ omav e-kiri, kliki sellel hiireparem-klikkida ja vali „Loo reegel“.
Vali tingimus „Teema sisaldab testi“ ja määra sihtkaust, kuhu need e-kirjad liigutatakse.
Samm 5: Reegli kohandamine ja kontrollimine
Kui reegel ei tööta nagu soovitud, saad seda igal ajal redigeerida. Vaata reeglite loendit ja muuda määratud kaustu või tingimusi.
Samuti on võimalik tagada, et e-kirjad kustutatakse koheselt või liigutatakse rämpspostikausta, kui neid ei vajata.
Kokkuvõte – Kuidas paremini hallata e-kirju Outlookis: 14 reeglit efektiivseks suhtlemiseks
Reeglite kasutamine Outlookis aitab sul e-kirju efektiivselt hallata ja stressi vähendada. Sa saad e-kirjad konkreetsetesse kaustadesse liigutada, reeglite põhjal tegevusi automatiseerida ja seeläbi hoida oma postkasti korras. Mõne lihtsa sammuga saad tagasi kontrolli oma digitaalse suhtluse üle.
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas luua reegel kindla saatja jaoks?Vali e-kiri, mine „Reeglid“ ja loo reegel, mis liigutab e-kirja kindlasse kausta.
Kas ma saan reeglit hiljem muuta?Jah, saad reeglit igal ajal hallata ja kohandada.
Mida teeb e-kirjadega, kui olen reegli loonud?E-kirjad liigutatakse automaatselt määratud kausta või töödeldakse defineeritud tingimuste alusel.
Kas ma saan reegli kustutada?Jah, reegli saab lihtsalt kustutada läbi „Reeglite ja teateid haldamise“.
Mida teha, kui reegel ei tööta?Kontrolli reegli tingimusi ja veendu, et need oleksid õigesti konfigureeritud.
