PLZ og sted effektivt i Access som oppslagsreferansetabell opprette

Håndtering av data i Access kan føre til uventede problemer, spesielt når det gjelder overholdelse av normalformer. Ofte finner vi oss selv i situasjoner der vi lagrer data redundante eller fremviser dem feilaktig. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du kan opprette en oppslagsreferansetabell for effektiv håndtering av postnumre (PLZ) og steder. Dette vil ikke bare forbedre dataintegriteten til databasene dine, men også signifikant redusere sannsynligheten for feil og duplikater.

Viktigste funn

• Oppretting av en referansetabell for postnumre og steder forbedrer datakvaliteten.
• Ved å bruke riktige datatyper unngår man feil ved inntasting.
• Redundante felt kan fjernes ved å bruke lenker, noe som forenkler databasen.

Trinn-for-trinn-veiledning

Først av alt, har du kanskje opprettet tabellene dine, men brutt noen normalformer. Dette gjelder både kundedatabase og sjåførdatabase. Hvis du for eksempel oppgir postnummeret og den tilhørende kommunen i kundedatabasen, kan det føre til duplikater. For å unngå slike feil, bør vi opprette en referansetabell.

Identifisering av problemområder

Gå til designvisningen av kundedatabasen. Her vil du merke at kundenes postnummer og kommune står sammen i en datarow. Det betyr at du ikke bare bør definere feltet for postnummer som et enkelt tall, men som et tekstfelt, for å kunne registrere utenlandske postnumre korrekt.

Definere datatyper korrekt

Du bør endre feltet for postnummer til «kort tekst». Dette sørger for at postnumre fra land som Nederland eller England kan lagres riktig. Det tilhørende feltet for stedet bør også merkes med datatypen «kort tekst». Mens de fleste postnumre i Tyskland består av fem sifre, kan noen internasjonalt også være lengre.

Krav til referansetabellen

For å optimalisere databasen er det viktig at datatypene til referansefeltene samsvarer. Opprett feltet for postnummer i referansetabellen også som «kort tekst». Bestem feltstørrelsen i henhold til kravene; i Tyskland er postnumre vanligvis ikke lengre enn ti tegn.

Oppretting av referansetabellen

Lag en ny tabel med navnet «Postnummer» og definer de nødvendige feltene. Legg til et felt for postnummer og et annet for stedet. Ikke glem å merke postnummeret som primærnøkkel for å hindre duplikater. Dermed skaper du et klart grunnlag for databasen din.

Lenking av referansetabellen

Etter at du nå har opprettet referansetabellen, kan vi sette inn kommunene og postnumrene fra referansetabellen i sjåførdatabasen og kundedatabasen. Dette gjøres ved å sette en relasjon mellom tabellene, slik at du direkte kan få tilgang til postnummeret.

Oppsummering - PLZ og sted effektivt i Access som oppslagsreferansetabell

I denne veiledningen har du lært hvor viktig en strukturert database er og hvordan du kan sikre dataintegriteten ved å implementere en oppslags-referansetabell for postnumre og steder. Du har også lært hvordan du velger riktige datatyper og hvilke trinn som er nødvendig for å opprette referansetabellen. Med denne metodikken kan du ikke bare forbedre databasen din, men også gjøre den fremtidssikker ved å unngå feilutsatt dataradundans.