I databasen kan det lett skje at feil data blir skrevet inn eller ved et uhell opprettet. Dette skjer ofte når for eksempel kunder blir lagt inn i en medarbeiderdatabase uten at de faktisk mottar en lønn. I denne veiledningen vil du lære hvordan du anvender slettespørringer i Microsoft Access for effektivt å fjerne uønskede oppføringer.
Viktigste funn
- Du lærer hvordan du lager slettespørringer for å fjerne spesifikke poster.
- Ved å lage kopier av tabellene kan du sikre at du alltid kan gå tilbake til de originale dataene i tilfelle en feil.
- Spørringen utføres først når du eksplisitt klikker på "Kjør", slik at du kan kontrollere slettingen.
Trinn-for-trinn-veiledning
La oss starte prosessen for å utføre slettespørringer i Access på en trygg og effektiv måte.
Trinn 1: Kopier tabellen
Før du jobber med slettespørringer, bør du lage en kopi av tabellen din. Dette gir deg muligheten til å gjenopprette data i tilfelle en feil. Åpne tabellen din og kopier den med Ctrl + C. Lim inn kopien med Ctrl + V der du ønsker den.
Trinn 2: Opprett ny spørring i utformingsmodus
Åpne kopien av tabellen din. Klikk på "Opprett" og velg "Spørringsutforming". Velg nå den kopierte sykkel-tabellen for spørringen din. Dette lar deg teste hvordan slettespørringen fungerer før du bruker den på originaltabellen.
Trinn 3: Legge til felt og angi kriterier
I spørringsutformingen kan du nå legge til feltene du ønsker å slette. Ikke glem å inkludere feltet "Lønn", siden du ønsker å fjerne medarbeiderne uten lønn. Bytt til visning for å være sikker på at postene du vil slette, faktisk vises. Sett kriteriet "er Null" for lønnsfeltet.
Trinn 4: Kontroller spørringen
Nå bør du sjekke spørringen for å sikre at bare de ønskede postene vises. Hvis du har angitt kriteriene riktig, bør bare ansatte uten lønn være synlige. Hvis det oppstår en feil, kan du gå tilbake til spørringsutformingsvisningen og justere kriteriene.
Trinn 5: Lagre spørring og konverter til slettespørring
For å bruke spørringen som en slettespørring, gå til "Spørringsverktøy" og velg "Slettespørring" der. Access vil automatisk sette betingelsen for at lønn er lik null. Nå lagrer du spørringen med et passende navn, for eksempel "Fjerne ansatte med null lønn".
Trinn 6: Kjør slettespørringen
Før du kjører slettespørringen, sjekk alle betingelsene og postene igjen. Klikk deretter på "Kjør". Du vil motta en bekreftelse på hvor mange poster som skal slettes fra tabellen. Dette gir deg mulighet til å se over prosessen igjen før du trykker på "slett" endelig.
Trinn 7: Sjekk resultatene
Etter at slettespørringen er utført, åpne originaltabellen for å verifisere at kun de ønskede postene er blitt slettet. Alle ansatte uten lønn bør nå ikke lenger vises i tabellen.
Denne prosedyren gir deg en klar forståelse av hvordan du kan opprette og administrere slettespørringer i Access. Husk alltid at det er viktig å lage sikkerhetskopier av dataene før du utfører slettingsoperasjoner.
Oppsummering - Arbeid trygt med slettespørringer i Access
Hvis du følger trinnene beskrevet ovenfor, vil du være i stand til å fjerne uønskede data fra Access-databasen din, samtidig som du sikrer at ingenting viktig går tapt.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan lager jeg en kopi av tabellen min i Access?Du kan lage en kopi av tabellen din ved å kopiere den med Ctrl + C og deretter lime inn med Ctrl + V.
Hva skjer hvis jeg gjør en feil?Hvis du gjør en feil, kan du bruke kopien av tabellen din for å gjenopprette de originale dataene.
Hvordan kan jeg sikre at bare de riktige dataene blir slettet?Kontroller spørringen din i utforming før du kjører den, ved å bytte til utformingsvisning og vise bare de ønskede kriteriene.
Når blir slettespørringen faktisk kjørt?Slettespørringen kjøres først når du klikker på "Kjør" og bekrefter prosessen, slik at du har kontroll over slettingen.
Hva gjør jeg hvis jeg ved et uhell har slettet feil data?Du kan bruke sikkerhetskopien av tabellen din for å gjenopprette de slettede dataene.
