V svete databáz sa môže ľahko stať, že sa zadávajú nesprávne údaje alebo sa omylom vytvárajú nové. K tomu často dochádza, keď sú napríklad zákazníci zapísaní do databázy zamestnancov bez toho, aby skutočne dostávali plat. V tomto tutoriále sa dozvieš, ako použiť vymazávacie dotazy v Microsoft Access na efektívne odstránenie nežiaducich záznamov.
Najdôležitejšie zistenia
- Naučíš sa, ako vytvoriť vymazávacie dotazy na cielene odstránenie záznamov.
- Vytvorením kópií tabuliek zabezpečíš, že sa môžeš v prípade chyby vrátiť k pôvodným údajom.
- Dotaz sa vykoná až po tom, čo naozaj klikneš na "Spustiť", takže môžeš ovládať proces vymazania.
Návod krok za krokom
Začneme proces, aby sme mohli bezpečne a efektívne vykonávať vymazávacie dotazy v Access.
Krok 1: Skopírovať tabuľku
Predtým, ako začneš pracovať s vymazávacími dotazmi, mal by si vytvoriť kópiu svojej tabuľky. To ti dá možnosť obnoviť údaje v prípade chyby. Otvor svoju tabuľku a skopíruj ju pomocou klávesov Ctrl + C. Potom vlož kópiu pomocou Ctrl + V na požadované miesto.
Krok 2: Vytvoriť nový dotaz v návrhovom režime
Otvor kópiu svojej tabuľky. Klikni na "Vytvoriť" a vyber "Návrh dotazu". Teraz vyber skopírovanú tabuľku bicyklov pre svoj dotaz. Takto môžeš najprv otestovať, ako funguje vymazávací dotaz, skôr ako ho aplikuješ na originálnu tabuľku.
Krok 3: Pridať polia a nastaviť kritériá
V návrhu dotazu teraz môžeš pridať polia, ktoré chceš vymazať. Nezabudni zahrnúť pole "Plat", pretože chceš odstrániť zamestnancov bez platu. Prejdi do zobrazenia, aby si sa uistil, že záznamy, ktoré chceš vymazať, sa skutočne zobrazujú. Ako kritérium nastav "je Null" pre pole plat.
Krok 4: Skontrolovať dotaz
Teraz by si mal skontrolovať dotaz, aby si sa uistil, že sa zobrazujú iba požadované záznamy. Ak si nastavil kritériá správne, mali by byť viditeľní iba zamestnanci bez platu. Ak sa vyskytne chyba, môžeš sa vrátiť do návrhu dotazu a upraviť kritériá.
Krok 5: Uložiť dotaz a previesť ho na vymazávací dotaz
Aby si mohol dotaz použiť ako vymazávací dotaz, prejdite na "Nástroje dotazu" a vyberte "Vymazávací dotaz". Access automaticky nastaví podmienku, že plat je rovný nule. Teraz ulož dotaz pod vhodným názvom, napríklad "Odstránenie zamestnancov s nulovým platom".
Krok 6: Spustiť vymazávací dotaz
Predtým, než spustíš vymazávací dotaz, skontroluj ešte raz všetky podmienky a záznamy. Potom klikni na "Spustiť". Získaš potvrdenie, koľko záznamov sa má odstrániť z tabuľky. To ti dá možnosť znovu skontrolovať proces pred finálnym odstránením.
Krok 7: Skontrolovať výsledky
Ako náhle bol vymazávací dotaz vykonaný, otvori originálnu tabuľku, aby si skontroloval, či boli odstránené iba požadované záznamy. Všetci zamestnanci bez platu by už nemali byť v tabuľke zobrazení.
Tieto kroky ti poskytujú jasný prehľad o tom, ako vytvárať a spravovať vymazávacie dotazy v Access. Vždy pamätaj, že vytváranie záloh údajov je nevyhnutné pred vykonaním operácií vymazania.
Zhrnutie - Pracovať bezpečne s vymazávacími dotazmi v Access
Ako náhle dodržíš vyššie popísané kroky, budeš schopný odstrániť nežiadúce údaje zo svojej databázy Access a zároveň zabezpečiť, aby sa nič dôležité nestratilo.
Často kladené otázky
Ako môžem vytvoriť kópiu svojej tabuľky v Access?Môžeš vytvoriť kópiu svojej tabuľky tak, že ju skopíruješ pomocou Ctrl + C a potom vložíš pomocou Ctrl + V.
Čo sa stane, ak spravím chybu?Ak spravíš chybu, môžeš použiť kópiu svojej tabuľky na obnovenie pôvodných údajov.
Ako môžem zabezpečiť, aby sa vymazali iba správne údaje?Skontroluj svoj dotaz v návrhu pred jeho vykonaním, prechodom do návrhového zobrazenia a zobrazením len požadovaných kritérií.
Kedy sa vymazávací dotaz skutočne vykoná?Vymazávací dotaz sa vykoná až po tom, čo klikneš na "Spustiť" a potvrdíš proces, takže máš kontrolu nad procesom vymazania.
Čo robiť, ak som omylom vymazal nesprávne údaje?Môžeš použiť záložnú kópiu svojej tabuľky na obnovenie odstránených údajov.
