Vill du lära dig hur du effektiv kan slå upp postnummer och tillhörande orter i din Access-databas? I denna guide visar jag dig steg för steg hur du genomför detta och undviker misstag. Vi kommer att skapa en referenstabell och designa ett formulär för inmatning av kunddata. På så sätt får du i framtiden en tydlig översikt över postnummer och deras respektive orter i din databas.
Viktigaste insikterna
- Skapa en referenstabell för postnummer och orter.
- Använd kombinationsfält för att säkerställa att endast giltiga postnummer anges.
- Optimera datavisningen för en bättre användarupplevelse.
Steg-för-steg-guide
För att börja slå upp postnummer och orter följer du dessa steg:
Börja med att skapa några testdata. Du börjar med att skapa en ny post i din kunddatabas. Ange data som namn, adress, telefonnummer och födelsedatum. Postnumret skriver du förrän manuellt, till exempel 99998. Här gör vi först en platshållare för orten som du senare ska slå upp. Skärmdumpen nedan visar hur datan i inmatningsformuläret skulle se ut.
För att utesluta en felkälla och kunna automatiskt koppla orten behöver du en kombination av postnummer och referenstabell. Denna referenstabell kommer att definiera relationen mellan postnummer och orter. Du kan fylla i några postnummer och tillhörande orter, som till exempel "99998, Weinbergen" eller "1010, Wien". Observera att dessa är fiktiva data som bara används för illustration. Här kan du använda skärmdumpvariabeln för översikten av de angivna postnumren.
Nu går vi vidare till skapandet av uppslagsfältet. Växla till designvyn för din tabell6, där du har skapat fältet "Postnummer". Nästa steg är att redigera egenskaperna för fältet. Under fliken "Uppslag" kan du aktivera uppslagskontrollen och ställa in den så att värdena läses från din referenstabell.
Ett kombinationsfält gör det möjligt att välja postnummer direkt från tabellen. Du måste ange källan för postnumret så att datan hämtas korrekt. För den bundna kolumnen anger du att postnumret finns i den första kolumnen i din referenstabell. Dessutom kan du ställa in datatypen och antalet kolumner enligt dina krav.
Spara ändringarna och gå tillbaka till listvyn. Du bör nu se en rullgardinsmeny för val av postnummer. Kontrollera att postnumren visas och se till att presentationen är klar och överskådlig för användarna. Om det fortfarande inte går att se något samband mellan postnumren och orterna, justera antalet kolumner i uppslagsfältet.
Nu är det dags att förbättra presentationen ytterligare. Gå tillbaka till designvyn och justera kolumnbredden för att skapa utrymme mellan postnumren och orterna. Bredden kan till exempel vara 1 cm för postnumret och 4 cm för orten. Spara inställningarna och titta på listvyn igen.
Om du har optimerat visningen ser du att postnumren och tillhörande orter visas tydligare. Du bör nu även kunna justera kolumnhöjder och bredd för att förbättra användarupplevelsen ytterligare. Justera eventuellt listbredden för att skapa mer utrymme för datavisningen.
För att säkerställa att endast giltiga postnummer anges, aktivera inställningen "Endast listöverenskommelser". Denna inställning tillåter inte användare att ange värden som inte finns i referenstabellen. Om de försöker ange ett ogiltigt värde får de ett felmeddelande. Detta bidrar till att säkra kvaliteten på din databas.
Du har nu lagt en god grund för att undvika fel vid inmatning av postnummer. Användarna kan endast välja giltiga värden från rullgardinsmenyn. Detta är särskilt viktigt för att minska felaktiga inmatningar.
Uppslaget av postnummer och tillhörande orter är nu effektivt inställt och kommer att hjälpa dig att optimera din kunddatabas. Det finns även möjlighet att tillåta flera värden, men i detta speciella fall är det inte nödvändigt eftersom varje postnummer endast är kopplat till en ort.
Om du någonsin arbetar med ID istället för postnummer kan du enkelt justera stegen ovan. Du kan dölja ID-kolumnen och endast visa de tillhörande ortnamnen, vilket gör att du kan hålla en tydlig och användarvänlig databas.
Sammanfattning – Slå upp postnummer och orter i Access: Bli en dataguru
I denna guide har du lärt dig hur du effektivt kan slå upp postnummer och orter i din Access-databas. Du har guidas genom skapandet av din referenstabell och kombinationsfält för att säkerställa att endast giltiga data anges. Dessutom har du lärt dig olika möjligheter för presentation och förbättring av användargränssnittet.
Vanliga frågor
Hur skapar jag en referenstabell för postnummer?Du kan skapa en ny tabell i Access och fylla i postnumren tillsammans med de tillhörande orterna.
Hur kan jag säkerställa att endast giltiga postnummer anges?Aktivera inställningen "Endast listöverenskommelser" i egenskaperna för uppslagsfältet.
Vad är ett kombinationsfält?Ett kombinationsfält är ett kontroller som låter användare välja värden från en lista.
Hur kan jag optimera presentationen av postnummer och orter?Justera kolumnbredderna i designvyn för att skapa utrymme mellan värdena.
Kan jag tillåta flera värden i ett fält?Ja, men det är i allmänhet meningslöst för postnummer eftersom varje postnummer endast är kopplat till en ort.
