Access är ett kraftfullt verktyg för att hantera och analysera data. Särskilt användbara är frågor som endast visar de poster som uppfyller specifika kriterier. Om du vill hantera dina data effektivt är det avgörande att behärska filtreringsmöjligheterna i frågor. I denna guide visar jag dig steg för steg hur du ställer in och tillämpar frågor i Access med olika kriterier.
Viktigaste insikter
- Använd frågor för att visa specifika poster.
- Filterparametrar möjliggör en noggrannare analys.
- Användning av platshållare utökar sökmöjligheterna.
Steg-för-steg-guide
Importera kunddata
Först behöver du en databas. I detta exempel importerar vi en Excel-fil med kunddata till Access.
Navigera till externa data och välj "Excel". Du måste välja filen som innehåller kunddatan och importera den till tabellen "Kunder". Bekräfta importprocessen.
Efter en lyckad import ser du en reviderad databas med cirka 20 till 25 kunddataposter. Kontrollera att data visas korrekt och om justeringar eventuellt behövs.
Skapa en ny fråga
Nu startar du processen för att skapa en ny fråga. Gå till frågedesignen och välj "Kunder"-tabellen som du just har importerat.
Du kan justera vyn för att bättre zooma in och välja de nödvändiga fälten. För vårt användningsfall behöver vi förnamn, efternamn och födelsedatum. Tänk också på om adressen är relevant eller inte – för vårt ändamål är den det inte.
Nu kan du köra frågan. Du ser databasstrukturen och kan justera ordningen.
Filtrera efter kriterier
Nu blir det spännande: För att demonstrera filtreringen fokuserar vi på förnamnet. Sätt ett kriterium att förnamnet börjar med ett stort "R".
Använd asterisk (*) som platshållare så att Access tolkar namnen korrekt. Du kommer att bli överraskad över hur enkelt det är att använda dessa filterkriterier!
Titta på resultaten. Du bör se olika dataposter som motsvarar ditt kriterium.
Avancerade filtreringsmöjligheter
Du kan också kombinera flera kriterier. Till exempel vill du nu lägga till efternamnet som ett ytterligare kriterium. Sätt kriteriet för efternamnet så att det börjar med "M".
När du uppdaterar vyn ser du att frågan nu visar alla relevanta data som börjar med dessa bokstäver. Detta möjliggör en mer exakt analys av datan.
Spara frågan
Efter att du har utformat frågan efter dina önskemål är det dags att spara den. Klicka på "Spara" och ge frågan ett namn som beskriver vilka kriterier du har använt – som "Kundfråga med AM".
Detta är användbart om du vill komma tillbaka senare för att snabbt återkalla frågan.
Visa poster med särskilda värden
Om du till exempel vill visa alla poster som inte har någon postnummer kan du också göra det. Sätt kriteriet till "är null".
Gå sedan till "Granska" och se vilka dataposter som visas. Om du istället bara vill visa poster med registrerat postnummer kan du ändra filtret till "inte null".
Det är viktigt att notera att filtervillkoren är statiska. Om du har speciella krav, som att kombinera med platser, kommer det att vara nödvändigt att upprätta ytterligare kopplingar.
Sammanfattning – Behärska frågor med kriterier i Access
Att använda frågor i Access är en effektiv metod för att styra datamängden och målinrikta information. Du har lärt dig hur man importerar data, skapar frågor och ställer in specifika filter. Genom att följa dessa steg kan du avsevärt förbättra din dataanalys och arbeta mer effektivt.
Vanliga frågor
Vad är frågor i Access?Frågor är selektiva visningar av dataposter från en eller flera tabeller baserat på kriterier.
Hur importerar jag data till Access?Data kan importeras genom alternativet "Externa data" genom att välja den aktuella filformaten.
Hur sparar jag en fråga i Access?Efter att ha skapat frågan kan du spara den med alternativet "Spara" och ge den ett meningsfullt namn.
Vad gör jag om jag vill lägga till speciella kriterier?Du kan använda kombinationer av olika fält och platshållare för att ange mer exakta sökkriterier.
Vilka filtreringsmöjligheter erbjuder Access?Access låter dig filtrera efter värden som är lika, olika, null eller inte null, och även arbeta med platshållare.
