Åtkomst till användargränssnittet för Access 2016

Du har nu Access 2016 startat och vill få en överblick över användargränssnittet. I den här vägledningen får du steg för steg veta var du hittar de viktigaste funktionerna och verktygen och hur du kan använda dem effektivt. Låt oss dyka ner!

Viktigaste insikter

• Att börja med Access innebär att välja mellan en tom databas och en webapp.
• Användargränssnittet liknar andra Office-applikationer.
• Alla viktiga verktyg är organiserade i olika flikar som ändras beroende på aktuell val.
• Hjälp och lärresurser är lättillgängliga och oproblematiska.

Steg-för-steg-guide för att använda Access 2016

Först måste du starta applikationen Access 2016. Du hittar programmet i listan över installerade Office-applikationer. I Windows 10 ligger Access under "A", medan det i Windows 7 är direkt listat i Microsoft Office-mappen.

Vid första starten kommer du se valet mellan att skapa en ny tom databas och en webapp. Observera att en SharePoint-server krävs för webappar. När du börjar med en tom databas har du åtkomst till en skrivbordsapp som tillhandahåller alla funktioner i Access.

Så snart du öppnar den tomma databasen får du ett gränssnitt som du kanske känner igen från andra Microsoft-program som Excel eller Word. Øverst i menyfältet ser du snabbåxtfältet med funktioner som Spara, Ångra och Skapa nytt. Du kan anpassa detta fält för att snabbt nå funktioner du använder ofta.

En central del är den dynamiskt anpassningsbara tabellverktygsfältet. Detta blir synligt när du väljer en tabell och ändras när du öppnar formulär eller rapporter. På så sätt har du alltid de rätta verktygen till hands. Bredvid verktygsfältet ser du också namnet på din aktuella databas och dess plats.

I huvudgränssnittet hittar du olika flikar som ger dig tillgång till filoperationer. Här har du möjlighet att skapa nya databaser, öppna befintliga, spara dem eller skriva ut. Du kan också komprimera och reparera din databas, vilket är särskilt användbart för att optimera prestandan.

En annan viktig del är visningen av databasen. Du kan växla mellan olika visningar som design- och datavy. I datavyn kan du ange poster, medan i designläget fastställs databasen layout och struktur.

Direkt under menyfältet hittar du navigeringsfältet. Om utrymmet på din skärm inte räcker kan du minimera detta så att du får mer plats för dina data. Att anpassa denna vy hjälper dig att arbeta bättre med data utan att bli distraherad.

För omfattande dataanalyser eller för att skapa rapporter står ytterligare verktyg tillgängliga. Du kan skapa frågor, importera och exportera data samt visualisera relationer mellan olika poster. Detta är punkten där du kan dyka djupare in i tillgängliga möjligheter i Access.

Slutligen har du möjligheten att importera externa data. Om du behöver data från Excel eller en annan Access-databas kan du enkelt inkludera dessa i ditt nya projekt. Det sparar mycket manuellt arbete och tid.

När du exporterar dina data kan du konvertera dem till olika format så att de kan användas av andra eller i andra applikationer. En användbar funktion är att du till exempel kan skapa en Excel-fil med alla insamlade data.

En viktig del i menyn är databasverktygen. Här kan du inte bara komprimera och reparera din databas utan också skapa makron och definiera relationer som finns mellan olika tabeller i din databas.

I det nedre hörnet av gränssnittet ser du den aktuella posten som du redigerar. Du kan navigera genom posterna och även anpassa denna vy. Beroende på ditt behov kan du ställa in olika filter för att optimera databasadministrationen.

Sammanfattning - Förstå gränssnittet i Access 2016 i detalj

Du har nu fått en grundlig överblick över gränssnittet i Access 2016. Att förstå detta användargränssnitt är avgörande för att effektivt kunna arbeta med programvaran och utnyttja dess möjligheter optimalt. Med de funktioner vi redan har diskuterat är du väl rustad för att dyka in i Access värld och optimera ditt arbete.