I den databasers värld kan det lätt hända att felaktiga data matas in eller av misstag skapas. Detta sker ofta när till exempel kunder registreras i en anställdadatabas utan att de faktiskt får en lön. I den här handledningen får du veta hur du använder raderingsfrågor i Microsoft Access för att effektivt ta bort oönskade poster.
Viktigaste insikter
- Du kommer att lära dig hur du skapar raderingsfrågor för att specifikt ta bort poster.
- Genom att skapa kopior av tabellerna kan du säkerställa att du alltid kan återgå till de ursprungliga uppgifterna om ett fel inträffar.
- Frågan utförs först när du uttryckligen klickar på "Kör", så att du kan kontrollera raderingsprocessen.
Steg-för-steg-guide
Låt oss börja med processen för att säkert och effektivt utföra raderingsfrågor i Access.
Steg 1: Kopiera tabellen
Innan du arbetar med raderingsfrågor bör du skapa en kopia av din tabell. Detta ger dig möjlighet att återställa data i händelse av ett fel. Öppna din tabell och kopiera den med tangenterna Ctrl + C. Klistra sedan in kopian med Ctrl + V på önskad plats.
Steg 2: Skapa en ny fråga i designläge
Öppna kopian av din tabell. Klicka på "Skapa" och välj "Frågedesign". Välj nu den kopierade cykeltabellen för din fråga. På så sätt kan du först testa hur raderingsfrågan fungerar innan du tillämpar den på originaltabellen.
Steg 3: Lägga till fält och ange kriterier
I frågedesignen kan du nu lägga till de fält som du vill ta bort. Glöm inte att inkludera fältet "Lön" eftersom du vill ta bort anställda utan lön. Byt till vy för att säkerställa att de poster du vill ta bort faktiskt visas. Sätt som kriterium "är Null" för lönefältet.
Steg 4: Granska frågan
Nu bör du granska frågan för att säkerställa att endast de önskade posterna visas. Om du har ställt in kriterierna korrekt bör endast anställda utan lön synas. Om ett fel inträffar kan du återgå till designvyn och justera kriterierna.
Steg 5: Spara frågan och omvandla den till en raderingsfråga
För att använda frågan som en raderingsfråga, gå till "Frågeverktyg" och välj "Raderingsfråga". Access kommer automatiskt att ställa in villkoret att lönen är lika med noll. Spara nu frågan under ett lämpligt namn, till exempel "Ta bort anställda med noll lön".
Steg 6: Utför raderingsfrågan
Innan du utför raderingsfrågan, kontrollera alla villkor och poster igen. Klicka sedan på "Kör". Du kommer att få en bekräftelse på hur många poster som ska tas bort från tabellen. Detta ger dig möjlighet att granska processen igen innan du trycker på "radera" slutligen.
Steg 7: Granska resultaten
Efter att raderingsfrågan har körts, öppna originaltabellen för att kontrollera om endast de önskade posterna har tagits bort. Alla anställda utan lön bör nu inte längre visas i tabellen.
Dessa steg ger dig en klar uppfattning om hur du kan skapa och hantera raderingsfrågor i Access. Tänk alltid på att skapa säkerhetskopior av data innan du utför raderingsåtgärder.
Sammanfattning - Arbeta säkert med raderingsfrågor i Access
Om du följer de ovan beskrivna stegen kommer du att kunna ta bort oönskade data från din Access-databas, medan du säkerställer att inget viktigt går förlorat.
Vanliga frågor
Hur skapar jag en kopia av min tabell i Access?Du kan skapa en kopia av din tabell genom att kopiera den med Ctrl + C och sedan klistra in den med Ctrl + V.
Vad händer om jag gör ett fel?Om du gör ett fel kan du använda kopian av din tabell för att återställa de ursprungliga uppgifterna.
Hur kan jag säkerställa att endast de rätta uppgifterna raderas?Kontrollera din fråga i designläge innan du kör den genom att växla till designvyn och bara visa de önskade kriterierna.
När utförs raderingsfrågan faktiskt?Raderingsfrågan utförs först när du klickar på "Kör" och bekräftar processen, så att du har kontroll över raderingsprocessen.
Vad gör jag om jag av misstag har raderat fel data?Du kan använda säkerhetskopian av din tabell för att återställa de raderade uppgifterna.
