Skapa effektiv en Nachschlag-Referenztabelle för PLZ och Ort i Access

Förvaltning av data i Access kan leda till oväntade problem, särskilt när det gäller efterlevnaden av normalformer. Ofta hamnar vi i situationen att vi sparar data redundanta eller visar dem felaktigt. I denna tutorial visar jag dig hur du kan skapa en uppslagsreferenstabell för effektiv förvaltning av postnummer (PLZ) och orter. Detta kommer inte bara att förbättra dataintegriteten i dina databaser, utan också signifikant minska risken för fel och dubbletter.

Viktigaste insikter

• Att skapa en referenstabell för postnummer och orter förbättrar datakvaliteten.
• Genom att använda rätt datatyper förhindrar man inmatningsfel.
• Redundanta fält kan tas bort genom länkar, vilket förenklar databasen.

Steg-för-steg-guide

Först och främst kan du ha skapat dina tabeller men brutit mot vissa normalformer. Detta gäller både kunddatabasen och förardatabasen. Om du till exempel anger postnummer och tillhörande ort i kunddatabasen kan detta leda till dubbletter. För att undvika sådana fel bör vi skapa en referenstabell.

Identifiering av problemområden

Gå till designvyn för kunddatabasen. Här märker du att kundens postnummer och ort står tillsammans i en post. Det betyder att du inte bara bör definiera fältet för postnummer som ett enkelt nummer utan som ett textfält för att korrekt kunna registrera utländska postnummer.

Korrekt definiera datatyper

Du bör ändra fältet för postnummer till "kort text". Detta säkerställer att postnummer från länder som Holland eller England kan sparas korrekt. Det motsvarande fältet för ort bör också anges med datatypen "kort text". Medan de flesta postnummer i Tyskland består av fem siffror kan några internationellt vara längre.

Krav för referenstabellen

För att optimera databasen är det viktigt att datatyperna för referensfälten överensstämmer. Ange i referenstabellen fältet för postnummer som "kort text". Bestäm fältstorleken enligt kraven; i Tyskland är postnummer normalt inte längre än tio tecken.

Skapa referenstabellen

Skapa en ny tabell med namnet "Postnummer" och definiera de nödvändiga fälten. Lägg till ett fält för postnummer och ett annat för ort. Glöm inte att markera postnumret som primärnyckel för att förhindra dubbletter. Detta skapar en tydlig bas för din databas.

Länkning av referenstabellen

Efter att du nu har skapat referenstabellen kan vi lägga till orterna och postnumren från referenstabellen i förardatabasen och kunddatabasen. Detta görs genom att sätta en relation mellan tabellerna så att du kan få direkt åtkomst till postnumret.

Sammanfattning – PLZ och ort effektivt i Access som nämndreferenstabell

I denna tutorial har du lärt dig hur viktigt en strukturerad databas är och hur du genom att implementera en uppslags-referenstabell för postnummer och orter kan säkerställa dataintegriteten. Du har också lärt dig hur du väljer rätt datatyper och vilka steg som behövs för att skapa referenstabellen. Med denna metodik kan du inte bara förbättra din databas utan också framtidssäkra den genom att undvika felbenägen dataredundans.