Microsoft Access gibi veritabanı uygulamaları, bilgileri etkili bir şekilde yönetmek için gereklidir. Sorgular yardımıyla verileri yalnızca almakla kalmaz, aynı zamanda etkileyici bir şekilde filtreleyip hazırlayabilirsiniz. Önemli ancak sıklıkla göz ardı edilen bir unsur, sorgu özellikleridir. Bu özellikler, verilerinizi daha düzenli ve daha anlaşılır bir şekilde sunmanıza olanak tanır, özellikle de tekrarlayan kayıtları ortadan kaldırarak. Bu kılavuzda, Access'te sorgu özelliklerini en iyi şekilde nasıl kullanabileceğinizi göstereceğim.
En önemli bulgular
- Sorgu özellikleri ek filtreleme seçenekleri sunar.
- Tekrar eden veya benzersiz kayıtlar tanımlayamazsınız.
- Bu özelliklerin doğru kullanımı veri kalitesini artırır.
Sorgular ve özellikleri hakkında temel bilgiler
Access'teki sorgular, etkili veri analizi için anahtardır. Size, tüm tabloyla doğrudan çalışmak zorunda kalmadan belirli bilgileri çıkarmanızı sağlar. Öncelikle, posta kodu tablosundan yerleşim yerlerini çıkarmak için yeni bir sorgu oluşturalım.
Öncelikle sorgu seçeneğine tıklayın ve "Posta Kodları" tablosunu seçin. Buradan gerekli yerleşim yerlerini filtreleyebilirsiniz. Varsayılan görünümde, birçok kayıt olduğunu ve bunların çoğunun tekrar ettiğini göreceksiniz.
Adım Adım Kılavuz
Adım 1: Yeni bir sorgu oluşturma
Öncelikle yeni bir sorgu oluşturun. İlgili tabloyu seçin ve istediğiniz alanları ekleyin. Bizim durumumuzda esas olarak yerleşim yerleriyle ilgileniyoruz.
Sonraki adımda, görünümü kontrol edin ve veritabanında birçok yerleşim yeri olduğunu fark edin. Tekrar eden kayıtların sayısı oldukça fazladır ve bunu önlemek istiyoruz.
Adım 2: Özellikler sayfasına erişim
Sorgu özelliklerini kullanabilmek için özellikler sayfasını açmanız gerekir. Bunun için sorgu penceresine tıklayın ve sayfayı görünür hale getirmek için ilgili seçeneği seçin.
Burada, sonuçlarınızın nasıl sunulacağını etkileyen ayarları yapabilirsiniz. Sorgunun tüm özellikleri burada listelenmiştir.
Adım 3: Benzersiz kayıtlar tanımlama
Sorgu özelliklerinin çok önemli bir unsuru, "hiçbir tekrar yok" veya "benzersiz kayıtlar" seçeneğini seçme imkanıdır. Bu adım, aynı değerlerin birden fazla kez görüntülenmesini önler. Bu seçenekleri bulmak için sorgunun arka planına tıklayın.
Benzersiz kayıtlar seçeneğini iki kez tıklayarak veya bir açılır menü aracılığıyla etkinleştirebilirsiniz. Bu değeri "Evet" olarak ayarlayın, böylece yalnızca benzersiz kayıtların gösterilmesini sağlarsınız.
Adım 4: Sorguyu kaydedin ve çalıştırın
Ayarları yaptıktan sonra sorgunuzu kaydetmelisiniz. Örneğin, "Benzersiz PLZ Sorgusu" olarak adlandırın. Bu, sorguyu daha sonra kolayca bulmanıza yardımcı olacaktır.
Şimdi görünümü sıfırlayabilir ve değişiklikleri görebilirsiniz. Tekrar eden kayıtların artık görünmediğini fark edeceksiniz. Bu özelliğin amacı belirgin hale gelir.
Adım 5: Ek ayarlamalar yapma
İstenirse, görünümü daha da artırmak için posta kodlarını gizleyebilirsiniz. Böylece veri görüntülemeniz daha net olur. Ayarları kontrol edin ve her şeyin doğru olduğundan emin olmak için tekrar kaydedin.
Adım 6: Filtre ayarlamaları
Sonuçları sıralayın ve belirli kayıtların ne sıklıkla tekrarlandığını görün. Varsayılan filtreleme ile birçok değerin tekrarlandığını göreceksiniz ki bunu sorgu özellikleriyle kolayca kontrol edebilirsiniz.
Adım 7: Farkları anlama
“Benzersiz kayıtlar” ile “hiçbir tekrar yok” arasında ayrım yapmak önemlidir. Birincisi, yerleştirilen verilerin toplamına dayanırken, "hiçbir tekrar yok" yalnızca seçilen sütunları kapsar.
Yerleşim yerlerini ve bunların posta kodlarını uygun şekilde ayarladığınızda, posta kodunda farklılıklar olan kayıtların tekrar eden olarak tanınmadığını göreceksiniz.
Adım 8: Tamamlama ve Güvenlik
Son adımınıza geri dönün ve ayarın "Evet" olarak kaldığından emin olun. Eğer bunu yaparsanız, veritabanının artık tekrar eden kayıtları göstermediğinden emin olabilirsiniz. Böylece her sorgu benzersiz ve anlaşılır hale gelir.
Access, kullanabileceğiniz birçok özellik sunar. Bu kılavuz, veritabanınızı temiz ve düzenli tutmanıza yardımcı olacak temel unsurlara odaklanmıştır.
Özet – Access'teki Sorgu Özellikleri: Veri Kahramanı Olun
Access'teki sorgu özelliklerini anlamak ve doğru bir şekilde uygulamak, tekrarları etkili bir şekilde ortadan kaldırmanıza ve verilerinizin her zaman benzersiz olmasını sağlamanıza yardımcı olur. Bu özellikleri kullanarak veri kalitenizi önemli ölçüde artırabilirsiniz.
