Дані, зібрані до жовтня 2023 року, є важливими для належного управління інформацією. За допомогою запитів можна не лише отримувати дані, а й ефективно їх фільтрувати та обробляти. Важливим, але часто непоміченим елементом є властивості запитів. Ці властивості дозволяють вам структурованіше та наочніше представляти ваші дані, особливо шляхом усунення дублікатів. У цьому посібнику я покажу вам, як максимально ефективно використовувати властивості запитів в Access.
Основні висновки
- Властивості запитів пропонують додаткові можливості фільтрації.
- Ви можете визначити, чи є дублікати або унікальні записи.
- Правильне використання цих властивостей підвищує якість даних.
Основи запитів та їх властивостей
Запити в Access є ключем до ефективного аналізу даних. Вони дозволяють вам отримувати цілеспрямовану інформацію без необхідності працювати безпосередньо з усією таблицею. Давайте спочатку створимо новий запит, щоб вибрати населені пункти з таблиці поштових індексів.
Спочатку натисніть на опцію запиту та виберіть таблицю «Поштові індекси». Тут ви можете відфільтрувати потрібний населений пункт. У стандартному вигляді ви помітите, що є багато записів, багато з яких повторюються.
Посібник поетапно
Крок 1: Створення нового запиту
Почніть зі створення нового запиту. Ви вибираєте відповідну таблицю та додаєте необхідні поля. У нашому випадку ми насамперед зацікавлені в населених пунктах.
На наступному кроці перейдіть до перегляду та переконайтеся, що в базі даних є багато населених пунктів. Кількість дублікатів є значною, і цього треба уникати.
Крок 2: Доступ до полотна властивостей
Щоб використовувати властивості запитів, вам потрібно відкрити полотно властивостей. Для цього натисніть на вікно запиту та виберіть відповідну опцію, щоб відобразити полотно.
Тут ви можете внести налаштування, які впливають на спосіб відображення ваших результатів. Всі властивості запиту тут перераховані.
Крок 3: Визначення унікальних записів
Дуже важливим елементом властивостей запиту є можливість вибору "без дублікатів" або "унікальних записів". Цей етап запобігає тим, що однакові значення відображаються кілька разів. Натисніть на фон запиту, щоб знайти ці опції.
Вибір "унікальні записи" ви можете активувати подвійним клацанням або через спадне меню. Встановіть це значення на "так", щоб забезпечити відображення лише унікальних записів.
Крок 4: Збереження та виконання запиту
Після внесення налаштувань вам слід зберегти запит. Назвіть його, наприклад, "Запит PLZ унікальний". Це допоможе вам легше знайти запит пізніше.
Тепер ви можете скинути перегляд і побачити зміни. Ви помітите, що повторювані записи більше не відображаються. Мета цієї функції стане очевидною.
Крок 5: Внесення додаткових корективів
Якщо хочете, можете також приховати поштові індекси, щоб ще більше підвищити зрозумілість. Так ваша відображення даних буде ще чіткішою. Перевірте налаштування та збережіть їх ще раз, щоб переконатися, що все правильно.
Крок 6: Налаштування фільтрів
Якщо ви хочете змінити налаштування "без дублікатів", поверніться назад та приберіть обмеження. Ви зможете налаштувати запит так, щоб знову відображалися всі записи, включаючи ті, що повторюються.
Сортуйте результати, щоб визначити, як часто певні записи повторюються. При стандартній фільтрації ви побачите, що багато значень повторюються, що можна ефективно контролювати завдяки властивостям запитів.
Крок 7: Розуміння відмінностей
Важливо розрізняти "унікальні записи" та "без дублікатів". Перші базуються на всьому обсязі даних, тоді як "без дублікатів" стосується лише вибраних стовпців.
Якщо ви налаштуєте населені пункти і їх поштові індекси відповідно, ви побачите, що записи, які різняться за поштовими номерами, більше не будуть визнані дублікатами.
Крок 8: Завершення та безпека
Поверніться до останнього кроку і переконайтеся, що налаштування залишаються "так". Якщо ви це зробите, ви можете бути впевнені, що база даних більше не відображає дублікатів. Таким чином, кожен запит буде унікальним і зрозумілим.
Access пропонує безліч функцій, які ви можете використовувати. Цей посібник зосередився на основних елементах, які допомагають підтримувати вашу базу даних в порядку та зрозумілій.
Підсумок – Властивості запитів в Access: Станьте героєм даних
Завдяки розумінню та правильному застосуванню властивостей запитів в Access ви можете ефективно усунути дублікатів і забезпечити, щоб ваші дані завжди залишалися унікальними. Використовуйте ці функції, щоб значно поліпшити якість ваших даних.
