Tietokantojen työskentely voi olla haastavaa, erityisesti ID:iden hallinnassa. Microsoft Access -ohjelmassa tärkeä käsite on Automaattinen arvo, joka mahdollistaa yksilöllisten ID:iden luomisen tietueille automaattisesti. Tässä oppaassa selitän sinulle, miten automaattiset arvot toimivat ja niiden merkityksen tietojen organisoinnissa. Käydään yhdessä läpi tämän aiheen eri näkökulmat.
Tärkeimmät havainnot
- Automaattiset arvot tarjoavat automaattisen laskennallisen arvon tietueille.
- Poistettuja ID:itä ei anneta uudelleen, jotta tietojen eheys säilyy.
- Tietokannan korjaus ja puristus voivat nollata ID-numerot.
Askeltavoitteet
1. Mitä ovat automaattiset arvot?
Automaattiset arvot toimivat ensisijaisena avaimena taulukoissasi. Ensisijainen avain on yksilöllinen tunnus jokaiselle tietueelle, mikä helpottaa tietojen tunnistamista ja käyttöä. Tässä oppitunnissa keskitymme kuljettajan ja auton automaattisesti luotavaan ID:hen.
2. Ensisijaisen avaimen luominen
Asettaaksesi ensisijaisen avaimen tietokantaasi, sinun täytyy ensin määrittää tietotyyppi automaattiseksi arvoksi. Tämä tapahtuu taulukon ominaisuuksissa, johon tallennat tietosi. Esimerkiksi jokaiselle kuljettajalle annetaan oma henkilönumero, joka on myös määritelty automaattiseksi arvoksi.
3. Tietueiden luominen
Kun olet luonut taulukkosi ensisijaisella avaimella, voit alkaa lisätä tietueita. Siirry taulukon listanäkymään luodaksesi uusia merkintöjä. ID:n arvo lasketaan automaattisesti. Näin jokaiselle uudelle tietueelle annetaan yksilöllinen tunnistus.
4. Tietueiden tallentaminen
On tärkeää tietää, että tietue tallennetaan tietokantaan vasta, kun syötät liitetiedot. Esimerkiksi voit syöttää asiakkaan tai kuljettajan nimen, osoitteen ja muita tietoja. Automaattinen arvo luodaan ja lasketaan ylös, kuten olet nähnyt kolmessa ensimmäisessä merkinnässä.
5. Tietueiden poistaminen
Kun poistat tietueen, vastaavaa ID:tä ei anneta uudelleen. Tämä voi olla hämmentävää, koska ilmeisesti on "vapaata" ID-numeroita. Jos haluat luoda uuden ID:n tietueen poistamisen jälkeen, Access käyttää automaattisesti seuraavaa käytettävissä olevaa automaattista ID:tä. Esimerkiksi uusi tietue saa ID:n 5, jos ID 2 on poistettu.
6. Tietokannan korjaaminen
Optimoidaksesi tietokannan, sinun tulisi silloin tällöin käyttää "Purge Data"-toimintoa. Tämä tallentaa kaikki tietueet uudelleen ja poistaa kaikki poistettut tietueet kokonaan välimuistista. Tämä vaihe varmistaa, että tietokanta on vapaa "kuolleista" tietueista ja voi parantaa suorituskykyäsi.
7. Automaattisten arvojen manuaalinen määrittäminen
On mahdollista määrittää automaattiset arvot manuaalisesti, mutta kaikkien sitä edeltävien tietueiden on oltava poistettu, jotta ID voitaisiin käyttää uudelleen. Access ei salli tätä, koska automaattisessa arvotoiminnossa määrätään, että numerot annetaan automaattisesti. Yritys palauttaa aikaisemmin annettu ID hylätään.
8. Tietokannan oikea rakenne
Kun tietue poistetaan, on suositeltavaa, että et poista sitä kokonaan, vaan asetat sen tilan "passiiviseksi". Tällä tavoin tietokannan rakenteesi pysyy ehjänä, ja varmistetaan, että kaikki ID:it pysyvät ainutlaatuisina.
9. Automaattisten arvojen laskeminen
Uuden tietueen luomisen yhteydessä automaattinen arvotoiminto käyttää seuraavaa saatavilla olevaa arvoa siitä huolimatta, onko aikaisempi tietue poistettu. Kun luot ja poistat tietueita, tämä on aina pidettävä mielessä, koska se auttaa sinua ylläpitämään tietojen eheyttä.
Yhteenveto - Ainutlaatuiset automaattiset arvot Accessissa: Tule dataguruksi
Automaattiset arvot ovat välttämätön työkalu Accessissa varmistaaksesi, että jokaiselle tietueelle annetaan ainutlaatuinen tunnistus. Ymmärtäminen siitä, miten automaattiset arvot toimivat, on ratkaisevaa tietokannan tehokkaalle hallinnalle. Huomioi erityisesti, että merkitset tietueet passiivisiksi sen sijaan, että poistaisit ne kokonaan, välttääksesi mahdollisia ID-konflikteja.
