Pravila veljavnosti v Microsoft Access - Tako se izogneš napakam

Potapljaš se v svet Microsoft Access in želiš zagotoviti, da vneseni podatki ustrezajo želenim standardom? Pravila veljavnosti ti pomagajo pri validaciji vrednosti, da zagotovijo, da v tvojo bazo podatkov pridejo samo pravilne informacije. V tem priročniku ti bom pokazal, kako lahko učinkovito nastaviš pravila veljavnosti za polja tabel.

Najpomembnejši vpogledi

Pravila veljavnosti ti omogočajo, da podatke v Microsoft Accessu filtriraš tako, da se shranijo samo veljavne vrednosti. Lahko nastaviš mejne vrednosti za številke, datume in druge vnose, da minimiziraš napake in ohraniš celovitost svojih baz podatkov.

Korak za korakom navodila

1. Dostop do načrta tabele

Da začneš s pravili veljavnosti v svoji tabeli, se moraš najprej premakniti v načrt tabele, ki ustreza. Tukaj lahko prilagodiš vse nastavitve in lastnosti svojih polj.

2. Določitev pravil veljavnosti za cenovna polja

V tem koraku želimo preprečiti, da zaposleni vnesejo ceno pod določeno vrednostjo. Na primer, želiš zagotoviti, da cena za vožnje znaša vsaj 10 evrov. To je zelo preprosto:

• V načrtu klikni na ustrezno polje za ceno.
• V lastnostih polja najdeš možnost za prilagoditev pravil veljavnosti.

Tukaj lahko vneseš pravilo, ki zagotovi, da je cena večja od 10.

3. Vnos pravila veljavnosti

V polje za pravila veljavnosti vnesi pogoj. To lahko izvedeš s simbolom „več kot“ >, sledi mu številka 10.

4. Shranjevanje sprememb

Po vnosu pravila veljavnosti je pomembno shraniti spremembe. Poskrbi, da ne pozabiš shraniti, da bodo nova pravila aktivna.

5. Preverjanje vnesenih vrednosti

Zdaj lahko ustvariš nov zapis. Poskusi vnesti ceno 9 evrov. Prejel bi moral sporočilo o napaki, ki pravi, da je pravilo o veljavnosti kršeno. To dokazuje, da tvoje pravilo deluje pravilno.

6. Izboljšanje sporočila o napaki

Da povečaš uporabniško izkušnjo, lahko prilagodiš sporočilo o napaki. Če nekdo vnese ceno 9 evrov, lahko določiš sporočilo, kot je „Znesek je prenizek, prosimo, navedite višjo ceno“.

7. Nastavitev pravil veljavnosti za datume

Poleg cen morda želiš zagotoviti tudi, da se v bazo podatkov vnesejo samo aktualni datumi. Tukaj lahko prilagodiš pravilo veljavnosti tako, da se sprejmejo samo datumi v zadnjih 30 dneh ali prihodnjih 30 dneh.

8. Uporaba pravila za datume

Da to storiš, pojdi do datumnem polju v svoji tabeli. Vnesi pravilo veljavnosti „between Date() -30 and Date() +30“. To zagotavlja, da se shranijo samo datumi v tem okviru.

9. Pomembnost validacije obstoječih zapisov

Po nastavitvi pravil moraš biti pozoren, da veljajo le za nove vnose. Ko sistem vpraša, ali naj preveri obstoječe zapise, izberi „Ne“. S tem preprečuješ, da bi stari zapisi, ki morda ne ustrezajo novim pravilom, povzročili težave.

10. Testiranje pravila za datume

Zdaj ustvarite nov zapis, da testiraš pravilo veljavnosti. Vnesi datum, ki je izven dovoljenega območja. Prejel bi moral ustrezno sporočilo o napaki, ki ti pove, da je datum napačen.

11. Ponovitev validacije za druga polja

Po istem principu lahko validiraš še druga polja v svoji bazi podatkov, na primer pri datumih rojstva, da preprečiš zapisovanje mladoletnikov. Tudi tukaj nastavi pravila veljavnosti, da zagotoviš celovitost podatkov.

Povzetek - Uporaba pravil veljavnosti v Microsoft Accessu

V tem priročniku si se naučil, kako učinkovito uporabljati pravila veljavnosti v Microsoft Accessu, da zagotoviš kakovost in celovitost svojih podatkov. Obravnaval si osnove za cenovna polja in datume ter zdaj veš, kako prilagoditi sporočila o napaki za boljšo uporabniško izkušnjo.