Podatkovne baze, kot je Microsoft Access, so ključne za učinkovito upravljanje informacij. S pomočjo poizvedb lahko podatke ne le pridobimo, temveč jih tudi impresivno filtriramo in obdelamo. Pomemben, vendar pogosto spregledan element so lastnosti poizvedb . Te lastnosti omogočajo, da svoje podatke prikazuješ strukturirane in pregledne, zlasti tako, da odpravljaš podvojene vnose. V tem vodniku ti bom pokazal, kako optimalno izkoristiti lastnosti poizvedb v Accessu.
Najpomembnejša spoznanja
- Lastnosti poizvedb ponujajo dodatne možnosti filtriranja.
- Ne moreš določiti podvojenih ali edinstvenih zapisov.
- Pravilno ravnanje s temi lastnostmi povečuje kakovost podatkov.
Osnove poizvedb in njihovih lastnosti
Poizvedbe v Accessu so ključ do učinkovite analize podatkov. Omogočajo ti, da pridobiš ciljne informacije, ne da bi moral delati neposredno s celotno tabelo. Najprej bomo ustvarili novo poizvedbo, da pridobimo kraje iz tabele poštnih številk.
Najprej klikneš na možnost poizvedbe in izbereš tabelo „Poštne številke“. Tukaj lahko filtriraš potrebni kraj. V privzatem pogledu boš opazil, da je veliko vnosov, mnogi izmed njih pa so podvojeni.
Korak za korakom vodič
Korak 1: Ustvarjanje nove poizvedbe
Začni tako, da ustvariš novo poizvedbo. Izbereš ustrezno tabelo in dodaš želene stolpce. V našem primeru nas predvsem zanimajo kraji.
V naslednjem koraku pojdi na pogled in opazil boš, da je v podatkovni bazi veliko krajev. Število podvojenih vnosov je pri tem precejšnje, kar bi radi preprečili.
Korak 2: Dostop do lista lastnosti
Da bi lahko izkoristil lastnosti poizvedb, moraš odpreti list lastnosti. Za to klikneš na okno poizvedbe in izbereš ustrezno možnost, da bo list viden.
Tukaj lahko nastaviš nastavitve, ki vplivajo na to, kako so tvoji rezultati prikazani. Vse lastnosti poizvedbe so tukaj naštete.
Korak 3: Določanje edinstvenih zapisov
Zelo pomemben element lastnosti poizvedb je možnost izbire bodisi "nobenih podvojenih" bodisi "edinstvenih zapisov". Ta korak preprečuje, da bi se iste vrednosti prikazovale večkrat. Klikni na ozadje poizvedbe, da najdeš te možnosti.
Izbiro „edinstveni zapisi“ lahko aktiviraš z dvojnim klikom ali preko spustnega menija. Določi to vrednost na "Da", da se prepričaš, da se izkažejo le edinstveni vnosi.
Korak 4: Shranjevanje in izvajanje poizvedbe
Ko dokončaš nastavitve, moraš poizvedbo shraniti. Poimenuj jo na primer "Poizvedba PLZ edinstveno". To ti bo pomagalo, da poizvedbo kasneje lažje najdeš.
Zdaj lahko ponastaviš pogled in vidiš spremembe. Opazil boš, da se ponavljajoči vnosi ne prikazujejo več. Cilj te funkcije bo jasno viden.
Korak 5: Dodatne prilagoditve
Če želiš, lahko tudi skriješ poštne številke, da še dodatno povečaš preglednost. Tako bo tvoja prikaz podatkov še jasnejši. Preveri nastavitve in ponovno shrani, da se prepričaš, da je vse pravilno.
Korak 6: Prilagoditve filtriranja
Če želiš spremeniti nastavitve za „nobena podvojena“, se vrni nazaj in odstrani omejitve. Lahko poizvedbo prilagodiš tako, da se pokažejo vsi vnosi, tudi tisti, ki se pojavljajo večkrat.
Razvrsti rezultate, da ugotoviš, kako pogosto se nekateri vnosi podvajajo. Pri privzeto filtriranje boš videl, da se mnoge vrednosti ponavljajo, kar lahko preprosto nadziraš s svojimi lastnostmi poizvedb.
Korak 7: Razumevanje razlik
Pomembno je razlikovati med „edinstvenimi zapisi“ in „nobenih podvojenih“. Medtem ko prvi temelji na celotni množici podatkov, se „nobena podvojena“ nanaša le na izbrane stolpce.
Ko ustrezno prilagodiš kraje in njihove poštne številke, boš videl, da vnosi, ki se razlikujejo po poštni številki, več ne bodo prepoznani kot podvojeni.
Korak 8: Zaključek in varnost
Vrni se na zadnji korak in se prepričaj, da ostane nastavitev na "Da". Če to storiš, si lahko prepričan, da podatkovna baza ne bo več prikazovala podvojenih vnosov. Tako bo vsaka poizvedba edinstvena in lahko razumljiva.
Access ponuja vrsto funkcij, ki jih lahko izkoristiš. Ta vadnica se je osredotočila na ključne elemente, ki pomagajo ohranjati tvojo podatkovno bazo čisto in pregledno.
Povzetek – Lastnosti poizvedb v Accessu: Postani junak podatkov
Z razumevanjem in pravilno uporabo lastnosti poizvedb v Accessu lahko učinkovito odpraviš podvojene vnose in zagotoviš, da tvoji podatki ostanejo vedno edinstveni. Izkoristi te funkcije za izboljšanje kakovosti svojih podatkov.
