Töötajate andmekogusid Accessis efektiivselt luua

Hea hallatud töötajate nimekiri on paljude äri protsesside jaoks hädavajalik alus. Selles õpetuses näitan ma, kuidas sa saad efektiivselt luua, muuta ja kustutada andmekogusid Microsoft Accessis oma töötajate nimekirja jaoks. Samuti saad teada, kuidas erinevaid väljade omadusi kasutada, et andmete haldamist optimeerida. Alustame otse!

Kõige olulisemad järeldused

• Andmekoguste loomine ja redigeerimine Accessis on intuitiivne.
• Vaikimisi väärtused võivad sisestamist optimeerida, kuid neid tuleks kasutada mõistlikult.
• Väljade omadused, nagu andmetüübid, mõjutavad, kuidas andmeid saab sisestada.
• Praktilised näpunäited aitavad kiiresti ja veatult töötada.

Samm-sammuline juhend

Töötajate nimekirja ülevaade

Enne andmekoguste genereerimisega alustamist peaksid avama oma töötajate nimekirja. Siit näed välju nagu eesnimi, perekonnanimi, ettevõte ja paljusid muid. Need väljad on olulised, et salvestada olulist teavet oma töötajate kohta.

Väljade omaduste kohandamine

Kui sul on erilisi nõudeid väljade omadustele, peaksid neid kohandama Accessi kujundusrežiimis. Näiteks saad väljal "Ettevõte" lisada linnukese, et näidata, kas tegemist on sisemise või välimise ettevõttega.

Samuti soovitan üle vaadata vaikimisi väärtused. Asetse tühi koht number nulli asemel mõnes väljas, et hiljem sorteerimisel andmetega paremini toime tulla.

Andmekogu loomine ja salvestamine

Uue andmekogu loomiseks kliki lihtsalt alumisel ribal, kus kuvatakse tühi andmekogu koos tärniga. Kui klikkida üksikutele väljadele, saad redigeerida oma uut andmekogu. Pane tähele, et andmekogude loomisel salvestatakse muudatused alles pärast andmekogust lahkumist.

Et oma andmekogus salvestada, lahku väljast kas Enter-nupu või allanoolega. Pärast seda muutub tärniga pliiatsiks, mis näitab, et andmekogu pole veel salvestatud.

Väljade täitmine

Täida nüüd vajalikud väljad, nagu eesnimi, perekonnanimi ja ettevõte. Kui tegemist on välimise ettevõttega, saad seda ka vastavas väljas näidata. Oluline on valida õige andmetüüp telefoniväljale. Täisarvu asemel peaksid siinkohal valima "Lühike tekst", et veenduda, et eespool olevaid nullides ei eemaldataks.

Andmekogude redigeerimine

Kui soovid muuta teavet juba olemasolevas andmekogus, on see lihtne. Kliki vastavale väljale ja tee oma muudatused. Kui oled andmete redigeerimise lõpetanud, lahku väljast ning muudatused salvestatakse.

Praktiline võimalus on andmekoguste kopeerimine. Kui soovid näiteks sisestada uut töötajat, kellel on samad andmed nagu olemasoleval töötajal, saad kasutada juhtklahvi (Ctrl) koos rautenupu (#) vajutamisega, et andmekogu kopeerida.

Jaotusloendite kasutamine

Sisendi lihtsustamiseks saad kasutada jaotusloendeid väljade nagu "Riik" jaoks. Kujundusrežiimis saad luua väärtuste loendi, mis võimaldab sul kiiresti valida eelistatud riike. Nii säästad aega ja vähendad vigade allikaid.

Kaitse juhusliku kustutamise eest

Andmekogude redigeerimisel võib kiiresti vigu tekkida. Kui juhtub viga, saad kasutada Esc-klahvi, et muudatusi tühistada. Uute loodud andmekogude puhul kustutab Esci kahekordne vajutamine kogu andmekogu.

Andmekogude navigeerija kasutamine

Access pakub ka andmekogude navigeerijat ekraani alumisel äärel. Sellega saad kiiresti liikuda soovitud andmekogusse, isegi suuremate loendite puhul. Navigeerimist hõlbustavad lihtsad klõpsud ettenähtud punktidel.

Mitme andmekogu loomiseks koos

Huvi pakkuda ülesanne on luua mitu andmekogu korraga. Sa saad protsessi erinevate töötajate jaoks korrata, rakendades samme mitu korda.

Kokkuvõte – Töötajate nimekiri Accessis: Kuidas genereerida andmekogusid

Selles juhendis oled õppinud, kuidas luua, redigeerida ja hallata andmekogusid Accessis töötajate nimekirja jaoks. Rakenda õpitud samme ja loo põhjalik töötajate andmebaas, mis aitab sul teavet kiiresti leida ja hallata.