Efektyviai kurti darbuotojų duomenų įrašus Access programoje

Gerai tvarkomas darbuotojų sąrašas yra esminis pagrindas daugybei verslo procesų. Šiame vadove parodysiu, kaip efektyviai generuoti, keisti ir šalinti įrašus „Microsoft Access“ savo darbuotojų sąrašui. Taip pat sužinosi, kaip gali naudoti įvairias lauko savybes, kad optimizuotum duomenų valdymą. Pradedam!

Svarbiausi įžvalgai

• Įrašų kūrimas ir redagavimas „Access“ yra intuityvus.
• Numatytosios reikšmės gali optimizuoti įvedimą, tačiau turėtų būti naudojamos prasmingai.
• Lauko savybės, tokios kaip duomenų tipai, turi įtakos, kaip duomenys gali būti įvedami.
• Praktiniai patarimai padeda greitai ir be klaidų atlikti darbus.

Žingsnis po žingsnio vadovas

Darbuotojų sąrašo apžvalga

Prieš pradėdamas dirbti su įrašų generavimu, turėtum atidaryti savo darbuotojų sąrašą. Čia matysite tokius laukus kaip vardas, pavardė, įmonė ir daugelį kitų. Šie laukai yra svarbūs, norint saugoti svarbią informaciją apie savo darbuotojus.

Lauko savybių pritaikymas

Jei turi ypatingų reikalavimų lauko savybėms, turėtum jas pritaikyti „Access“ projektavimo režimu. Pavyzdžiui, gali pridėti žymimąjį laukelį „Įmonė“, kad nurodytum, ar tai yra vidinė, ar išorinė įmonė.

Be to, rekomenduoju apsvarstyti numatytąsias reikšmes. Vietoj nulio turėtum naudoti tarpus kai kuriuose laukuose, kad vėliau geriau dirbtum su duomenimis rūšiuodamas.

Įrašo kūrimas ir saugojimas

Norėdamas sukurti naują įrašą, tiesiog spustelk žemutinę juostą, kur bus rodomas tuščias įrašas, pažymėtas žvaigždute. Paspaudęs ant kiekvieno lauko, tu redaguosi savo naują įrašą. Atmink, kad kuriant įrašus pakeitimai bus išsaugoti tik po to, kai paliksi įrašą.

Norėdamas išsaugoti savo įrašą, palik lauką arba paspausk Enter, kad išsaugotum pakeitimus. Po to žvaigždutė pakeis į pieštuką, rodantį, kad įrašas dar nėra išsaugotas.

Laukų užpildymas

Dabar užpildyk reikiamus laukus, kaip vardą, pavardę ir įmonę. Jei tai yra išorinė įmonė, tai taip pat gali nurodyti atitinkamame lauke. Svarbu pasirinkti teisingą duomenų tipą telefonų laukui. Vietoj sveiko skaičiaus turėtum pasirinkti "Trumpas tekstas", kad užtikrintum, jog vedami nuliai nebus pašalinti.

Įrašų redagavimas

Jei nori keisti informaciją jau egzistuojančiame įraše, tai paprasta. Spustelk atitinkamą lauką ir atlik pakeitimus. Kai baigsi redaguoti informaciją, palik lauką, ir pakeitimai bus išsaugoti.

Praktiškas būdas yra kopijuoti įrašus. Pavyzdžiui, jei nori įtraukti naują darbuotoją, turintį tas pačias informaciją kaip esamas darbuotojas, gali naudoti Ctrl klavišą kartu su # klavišu, kad kopijuotum įrašą.

„Dropdown“ (iškylančiųjų sąrašų) naudojimas

Norėdamas palengvinti įvedimus, gali naudoti iškylančiuosius sąrašus tokiose srityse kaip „Šalis“. Projektavimo režimu gali sukurti reikšmių sąrašą, leidžiantį greitai pasirinkti pageidaujamas šalis. Taip sutaupysi laiko ir sumažinsi klaidų šaltinius.

Apsauga nuo atsitiktinio ištrynimo

Redaguojant įrašus greitai gali atsitikti klaidų. Jei padarei klaidą, gali naudoti Escape klavišą, kad atšauktum pakeitimus. Naujuose įrašuose dukart paspaudus Escape bus ištrintas visas įrašas.

Įrašų naršyklės naudojimas

„Access“ taip pat siūlo įrašų naršyklę apatinėje ekrano dalyje. Jos pagalba gali greitai pereiti prie norimo įrašo, net ir didesnėse sąrašuose. Naršymas palengvintas paprastais paspaudimais ant nurodytų taškų.

Lygiagrečiai kurti kelis įrašus

Įdomi užduotis yra sukurti kelis įrašus lygiagrečiai. Gali kartoti procesą skirtingiems darbuotojams, taikydamas žingsnius kelis kartus.

Santrauka – Darbuotojų sąrašas „Access“: Kaip generuoti įrašus

Šiame vadove sužinojai, kaip sukurti, redaguoti ir valdyti įrašus „Access“ darbuotojų sąrašui. Naudok išmoktas procedūras ir sukurk išsamią darbuotojų duomenų bazę, kuri padės greitai rasti ir valdyti informaciją.