Datubāzu lietojumprogrammas, piemēram, Microsoft Access, ir būtiskas efektīvai informācijas pārvaldībai. Izmantojot vaicājumus, datus var ne tikai iegūt, bet arī iespaidīgi filtrēt un apstrādāt. Svarīgs, tomēr bieži aizmirsts elements ir vaicājuma īpašības. Šīs īpašības ļauj tev struktūrētāk un pārskatāmāk attēlot savus datus, īpaši, iznīcinot dublētos ierakstus. Šajā rokasgrāmatā es parādīšu, kā optimāli izmantot vaicājuma īpašības Access programmā.
Svarīgākās atziņas
- Vaicājuma īpašības piedāvā papildu filtrēšanas iespējas.
- Tu vari definēt, ka nav dublējumu vai unikālie ieraksti.
- Šo īpašību pareiza izmantošana palielina datu kvalitāti.
Pamati par vaicājumiem un to īpašībām
Vaicājumi Access programmā ir atslēga efektīvai datu analīzei. Tie ļauj tev iegūt mērķtiecīgu informāciju, neveicot tiešu darbu ar veselu tabulu. Sāksim, izveidojot jaunu vaicājumu, lai iegūtu apdzīvotās vietas no pasta indeksu tabulas.
Vispirms tu noklikšķini uz vaicājuma opcijas un izvēlies tabulu „Pasta indekss“. Šeit tu vari filtrēt nepieciešamo apdzīvoto vietu. Standarta skatā tu pamanīsi, ka ir daudz ierakstu, no kuriem daudzi ir dublēti.
Solim pa solim rokasgrāmata
1. solis: Jauna vaicājuma izveide
Sākt ar jauna vaicājuma izveidi. Tu izvēlies atbilstošo tabulu un pievieno vēlamās kolonnas. Mūsu gadījumā mūs galvenokārt interesē apdzīvotās vietas.
Nākamajā solī ej uz skatu un konstatē, ka datubāzē ir daudz apdzīvoto vietu. Dublēto ierakstu skaits šajā gadījumā ir ievērojams, ko mēs vēlamies novērst.
2. solis: Piekļuve īpašību lapai
Lai izmantotu vaicājuma īpašības, tev jānokļūst īpašību lapā. Lai to izdarītu, noklikšķini uz vaicājuma loga un izvēlies atbilstošo opciju, lai padarītu lapu redzamu.
Šeit tu tagad vari veikt iestatījumus, kas ietekmē, kā tavi rezultāti tiek parādīti. Visas vaicājuma īpašības šeit ir sarakstītas.
3. solis: Unikālu ierakstu definēšana
Ļoti svarīgs vaicājuma īpašību elements ir iespēja izvēlēties vai nu "nav dublējumu", vai "unikāli ieraksti". Šis solis novērš, ka tie paši vērtības tiek parādīti vairākkārt. Noklikšķini uz vaicājuma fona, lai atrastu šīs opcijas.
Izvēli "unikālie ieraksti" vari aktivizēt ar dubultklikšķi vai izmantojot nolaižamo izvēlni. Iestatiet šo vērtību uz "Jā", lai pārliecinātos, ka tiek parādīti tikai unikāli ieraksti.
4. solis: Vaicājuma saglabāšana un palaišana
Pēc tam, kad esi veicis iestatījumus, tev jāglabā vaicājums. Nosauc to, piemēram, "Vaicājums PLZ unikāls". Tas palīdzēs tev vēlāk vieglāk atrast vaicājumu.
Tagad tu vari atiestatīt skatu un redzēt izmaiņas. Tu pamanīsi, ka atkārtotie ieraksti vairs netiek parādīti. Šīs funkcijas mērķis kļūst redzams.
5. solis: Papildu pielāgojumi
Ja vēlies, tu vari arī paslēpt pasta indeksus, lai vēl vairāk palielinātu pārskatāmību. Tādējādi tavi datu attēlošana kļūs vēl skaidrāka. Pārbaudi iestatījumus un saglabā vēlreiz, lai pārliecinātos, ka viss ir pareizi.
6. solis: Filtru pielāgojumi
Ja tu vēlies mainīt iestatījumus attiecībā uz "nav dublējumu", atgriezies un noņem ierobežojumus. Tu vari pielāgot vaicājumu tā, lai atkal tiktu parādīti visi ieraksti, arī tie, kas atkārtojas.
Kārtot rezultātus, lai noteiktu, cik bieži konkrēti ieraksti atkārtojas. Standarta filtrējot tu redzēsi, ka daudzi vērtības tiek atkārtoti, ko vari viegli vadīt ar vaicājuma īpašībām.
7. solis: Atšķirību izpratne
Ir svarīgi atšķirt "unikālos ierakstus" un "nav dublējumu". Pirmajiem ir nozīme uz kopējo datu kumulatīvo daļu, kamēr "nav dublējumu" attiecas tikai uz izvēlētajām kolonnām.
Ja tu pielāgo apdzīvotās vietas un to pasta indeksus, tu redzēsi, ka ieraksti, kuri atšķiras ar pasta numuru, vairs netiek atpazīti kā dublējumi.
8. solis: Noslēgums un drošība
Atgriezies pēdējā solī un pārliecinies, ka iestatījums paliek "Jā". Ja tu to dari, tu vari būt pārliecināts, ka datubāze vairs neparādīs dublētos ierakstus. Tādējādi katrs vaicājums būs unikāls un viegli saprotams.
Access piedāvā daudzas funkcijas, kuras tu vari izmantot. Šī rokasgrāmata koncentrējās uz galvenajiem elementiem, kas palīdz saglabāt tavu datubāzi tīru un pārskatāmu.
Kopsavilkums – Vaicājuma īpašības Access: kļūsti par datu varoni
Pateicoties vaicājuma īpašību sapratnei un pareizai pielietošanai Access programmā, tu vari efektīvi iznīcināt dublējumus un pārliecināties, ka tavi dati vienmēr ir unikāli. Izmanto šīs funkcijas, lai ievērojami uzlabotu savu datu kvalitāti.
